Procesoptimalisatie doe je met een app

De procesoptimalisatie in jouw organisatie vinden, hoeft geen hels karwei te zijn. Fijn, want je planning zit vast al vol genoeg met andere werkzaamheden en projecten. Herkenbaar, daarom gaan we het niet lastiger maken dan het is. Ja, ook dit proces – het proces van procesoptimalisatie – gaan we optimaliseren.

(Wie, wat – procesoptimalisatie? Lees hier wát het precies is en hoe het werkt.)

In 3 stappen ben je er namelijk al. Overzichtelijk, reëel en zonder enige verspilling van je tijd – volgens de definitie van de lean aanpak die procesoptimalisatie heet: identificeer je processen, localiseer verspillingen, automatiseer (!) en implementeer de oplossing.  

1. Identificeer je processen

Misschien wel de belangrijkste stap, om mee te beginnen, en vooral een stap die je zelf nu ter plekke al kunt ondernemen. Om jouw processen te identificeren is het zaak om ze naderbij te bekijken, te ontleden en zo zorgvuldig in kaart te brengen.

Niet met uitvoerige sessies en rapporten, maar door een paar simpele vragen te beantwoorden – die jou op hun beurt mogelijke kansen op procesoptimalisatie onthullen.

Beantwoord de volgende vragen. Het kan in je hoofd, maar doe het bij voorkeur op papier – zodat jouw processen voor je neus tot leven komt. En misschien zelfs met méér dan het antwoord in de vorm van één of een paar zinnen: leef je gerust uit met illustraties, onderlinge pijlen en toevoegingen.

• Wat zijn de belangrijkste processen op jouw afdeling, binnen je team of functie? ​Bijvoorbeeld: klussen aannemen, (afgeronde) klussen delen met collega’s of klanten, calamiteiten melden, bestelling plaatsen in het magazijn, ….
• Wat is het doel van je proces? Bijvoorbeeld: optimale service leveren, optimale veiligheid garanderen, zo efficiënt mogelijk werken, zo foutloos mogelijk werken, …
• Waar start en eindigt het proces? Welke stappen horen daarbij? Bijvoorbeeld: formulier uitprinten, fax aanzetten, … tot rapport verzenden.
• Welke mensen en afdelingen zijn betrokken? Bijvoorbeeld: klant, manager, eigen team, afdeling Financiën, ...
• Welke middelen worden gebruikt? Bijvoorbeeld: printer, fax, fotocamera, notitieblok, Excel sheets, ...
• Welke informatie beweegt zich door het proces /  de stappen heen? Bijvoorbeeld: de opdrachtbevestiging, de bestelling,   de klusbevestiging, de offerte/berekening, ...
• Hoelang duurt het proces? Hoelang duren (eventueel) losse stappen? Bijvoorbeeld: de klus klaren duurt een halve dag, de klus delen met de afdeling/klant in totaal een uur.
• Hoeveel werk zit er in correcties, bijsturingen en wachten op een betrokken partij / collega / afdeling? Bijvoorbeeld: op akkoord offerte wachten duurt 1-3 werkdagen, ...

Alles in kaart? Al wat inzichten gekregen? Vast! Dan ben je klaar voor de volgende, cruciale stap.

2. Localiseer jouw verspilling

Nu je zo helder hebt hoe jouw processen (of die van je afdeling of team) lopen, is het tijd om naar verspillingen te kijken, zoals die gedefinieerd worden in de lean werkwijze van procesoptimalisatie. Waar zitten die ‘overbodigheden’? Zitten er ergens opvallend veel tussenpersonen?

• Zijn het omslachtig veel middelen of een onnodig grote foutmarge? Bijvoorbeeld: een notitie op een blaadje, dat gefaxt moet worden naar een collega, om door een ander in een Excel ingevoerd te worden, en dan naar een leverancier  gemaild te worden? (Waargebeurd verhaal, overigens.)
• Of is het de omslachtige manier om je klanten te laten zien welke meerwaarde je hen kunt bieden, omdat je een berekening niet direct in een salesgesprek kunt uitvoeren? Bijvoorbeeld: uitvoerige excels die door IT-ers moeten worden ingevuld, en vervolgens uitgewerkt in grafieken én mooi gemaakt door de afdeling vormgeving, om pas 2 weken later bij de klant terecht te komen?

Dat kan allemaal sneller, directer, efficiënter – ‘leaner’.

Die klant kan rechtstreeks aan tafel tijdens het eerste gesprek met je sales-medewerker zien hoe zijn gegevens worden ingevoerd en daar mooie resultaatgrafieken uit komen. En die notitie kan rechtstreeks op de juiste plek terechtkomen, zonder dat er elke-keer-weer die tussenpersoon aan te pas moet komen.

Hoe?

3. Automatiseer (en optimaliseer) – met een app!

De oplossing voor elke procesoptimalisatie: een app. Niet één app, die voor iedereen werkt. Maar een app voor jouw organisatie, jouw team, jouw monteur, jouw klant, jouw salesmedewerker – voor jouw proces(sen). Een digitale oplossing, voor menselijke ‘verspillingen’ – volgens de definitie van procesoptimalisatie.

Je zult versteld staan van hoeveel er gedigitaliseerd, geautomatiseerd en daarmee geoptimaliseerd kan worden – zonder dat het werk of proces aan menselijkheid verliest. Je helpt je mensen juist, en voorziet ze van de juiste tools op maat om hun werk (nog beter) te kunnen doen. Een tool die in ieders broekzak past, zoals beloofd. Jouw procesoptimalisatie zat al die tijd dus al verborgen in het apparaat dat iedereen bij de hand heeft: de smartphone of tablet. Een web-app is zelfs mogelijk.

Weten hoe een app jouw processen kan optimaliseren of graag (vrijblijvend!) met de pro’s om tafel om te ontdekken waar jouw verspillingen – en dus optimalisatiekansen – liggen? Bel ons.