Werken met Excel beu? Logisch. Werkt voor geen meter (en dat is bewezen).

Rick Clephas 16 augustus 2018 Procesoptimalisatie
Vul jij keer op keer weer datzelfde Excel bestand in? Met duizend tabbladen en onnavolgbare formules, waar het hele team in zit te klooien? Logisch dat je daar geen trek in hebt - en onlogisch dat jullie daar nog steeds mee werken. Het werkt namelijk voor geen meter, blijkt uit onderzoek. Verlos jezelf (en je team) van de Excel hel - met 1 oplossing, die bakken met tijd en geld bespaart. Je bent niet de enige die gek wordt van de Excel gekte. Het is één van de meest typische kantoor-ergernissen, en dat is logisch.

 

Werken met Excel killt je vibe - bewezen

Een groot onderzoek naar verveling op het werk toonde aan dat bijna de helft van de verveling-gevallen (44%) veroorzaakt wordt door “niet-uitdagend werk dat niet past bij mijn opleiding”. Hallo, Excel bestand invullen! Je moet wel een keer gedacht hebben terwijl je dat deed:

“Waar ben ik mee bezig?! – Is dit waar ik als kleine jongen van droomde?! – Is dit waar ik die dikke MBA voor afgerond heb met bloed, zweet en tranen?!”

Het is namelijk niet bepaald betekenisvol werk om te doen. Terwijl dát juist de belangrijkste factor van de meeste werknemers van nu (lees: van de Millennials, geboren na 1982, die nu het werkveld massaal bezetten). Terwijl werknemers die wél gelukkig zijn, doordat ze betekenisvol werk doen, 12% productiever zijn!

Conclusie:

Werknemers van nu haken af wanneer ze werk moeten doen dat niet past bij hun opleidingsniveau, dat verveelt, en dat weinig betekenisvol is. (Terwijl het gros toch echt dagelijks aan het klooien is met dat Excel bestand en andere saaie registratieprocessen.)

Het is dus de inhoud van het werk dat het verschil maakt. Wat als je dát nu eens zou kunnen aanpakken? Door dat werken met Excel en al die andere vervelende herhaalde processen aan te pakken? Zodat jouw (of jij als) werknemer weer alle tijd en ruimte krijgt voor het échte werk: waar je voor opgeleid was, en waar je een betekenisvol verschil kunt maken.

En de reden om dat te doen, hoeft niet eens alleen maar werktevredenheid te zijn. Misschien nog wel een belangrijkere reden: je maakt het grote verschil in werkresultaat.

Werken met Excel verpest je werk – bewezen

Door te stoppen met dat Excel bestand kun je dus een cruciaal verschil maken in werktevredenheid, maar een nóg groter verschil in werkresultaat.

Werken met Excel zorgt er namelijk voor dat je:

  • Bijna gegarandeerd rekenfouten maakt
  • Met gemak over conclusies en kansen heen kijkt
  • De privacy van je werknemers- en klantgegevens in het geding brengt

Geen verzinsel, omdat we nu eenmaal op de anti-Excel-tour zijn, maar een bewezen gegeven. Wat is namelijk gebleken?

1. “88% kans op een fout in jouw Excel bestand”

Dat zegt Ray Panko, professor in IT Management aan de Universiteit van Hawaii en autoriteit op het gebied van slechte spreadsheets. In 1% van de cellen in elk Excel bestand zit zelfs een (reken)fout, “zelfs na zorgvuldige ontwikkeling”, ontdekte Panko.

Van gezinsberekeningen tot Harvard onderzoeken: de Excel bestanden die eraan ten grondslag liggen deugen in 9 van de 10 gevallen niet. “In grote spreadsheets met duizenden formules, zullen zelfs tientallen onontdekte fouten zitten”, voegt hij toe.

En gezien er wereldwijd bijna een miljard mensen met Microsoft Office werken, zijn fouten maken bij het werken met Excel een “pandemie” (Panko’s eigen woorden!) te noemen.

En door dat gebrekkig werken met Excel maken we niet alleen een hoop fouten, we missen ook een hoop kansen die de geregistreerde gegevens in zo’n Excel bestand zouden kunnen opleveren.

2. We missen conclusies en kansen, in de chaos

We maken er al gauw een potje van in ons Excel bestand. Niet alleen door onbewuste fouten glippen door de mazen. Het hele bestand is vaak een grote chaos, en niet eens onopvallend.

Dat komt meestal door de samenwerking in zo’n Excel bestand.  Meerdere mensen in je team werken in hetzelfde bestand. Er zijn geen live updates, dus slaat ieder zijn eigen bewerking maar onder een nieuwe naam op. Zo eentje is vast herkenbaar:

Klant_contact_sheet_AB_YN_it_DW_gh_def_18-05-2018_def2_DEF.xls

En dan nog maar hopen dat het bestand in de juiste map in jullie intranet opgeslagen wordt. En dat die versie die nog per mail onderweg was, terug is voordat je andere collega ermee aan de slag gaat – en iedereen (drie)dubbel werk zit te doen.

Het is geen toeval, dat we zo massaal fouten maken in ons Excel bestand – en dat we door de chaos en incompetentie compleet voorbij schieten aan het doel: correcte conclusies trekken en concrete kansen ontdekken.

Werken met Excel is namelijk helemaal nooit bedoeld voor jou. Tenzij je een accountant bent. Microsoft ontwierp het programma ooit voor die gebruikersgroep: accountants. Die weten waar ze mee bezig zijn, wanneer ze in die cellen zitten te klooien en daar geavanceerde formules op loslaten. En die weten wat ze kunnen concluderen, op basis van alle gegevens die er geregistreerd worden.

Jij bent daar niet voor opgeleid (nee, ook niet omdat je wat tips hebt gekregen van je collega die de cursus volgde). Met een reden. Je wilde nooit accountant worden. Waarom zitten we dan toch met z’n allen te doen alsof we er wél mee om kunnen gaan, en laten we grote bedrijfscijfers mislopen?

Sterker nog: we riskeren er zelfs de veiligheid van de werknemers- of klantgegevens die erin te vinden zijn. Komt door de chaos die altijd rondom een (gezamenlijk) Excel bestand hangt.

3. Werken in Excel = privacyprobleem

Iemand van HR slaat het Excel bestand met alle prestaties en beoordelingen van collega X op in de verkeerde map: hij is nu inzichtelijk voor iedereen van de afdeling Marketing. Menselijke fout! Maar wel eentje met grote privacy-gevolgen.

Om nog maar niet te spreken van fouten met klantgegevens. Privacy staat tegenwoordig zelfs op wettelijk niveau steeds hoger in het vaandel. En terecht. Daar moeten we met een foutmarge van 0 mee omgaan.

Ja, je kunt een Excel bestand beveiligen met een wachtwoord. Maar wat als je met meerde afdelingen en collega’s van verschillende niveaus samenwerkt? Je wil de één bijvoorbeeld maar toegang geven tot de eerste 2 tabbladen, terwijl de overkoepelend manager ze allemaal mag zien. Da’s geen optie in deze software.

Maar wat moeten we dan?!

Als alle opties die werken met Excel biedt niet toereikend of geschikt zijn voor de gemiddelde kantoorwerker zonder afgeronde accountantsopleiding – en zelfs gevaarlijk voor de bedrijfsgegevens – wat moeten we dan?!

Er is nu eenmaal geen beter kant-en-klaar software alternatief voor Excel. Klopt.

De enige en beste oplossing voor elk bedrijf dat werkt met processen waarvan de data moet worden geregistreerd, geanalyseerd en veiliggesteld – en die beseffen dat Excel niet de oplossing is – is software op maat. Een app, voor procesoptimalisatie!

Papier, Business, Document, Analyse, Zakenvrouw

Software gebouwd op jullie processen en wensen, met conclusies die gebaseerd zijn op technologisch geautomatiseerde analyses. Ingericht door mensenwerk, uitgevoerd door machinewerk.

Het resultaat

  • Een programma waar iedereen van je team of afdeling mee kan omgaan en feilloos kan samenwerken. Van Peter van IT tot Sandra, junior Marketing medewerker – en zelfs je klanten, als je wil.
  • Foutloos (machine)rekenwerk, want “een foutje is menselijk”, zeker wanneer je zit te copy-pasten in onoverzichtelijke invulvelden met geavanceerde Excel-formules.
  • Absoluut overzicht in resultaten, en daarmee conclusies en kansen.
  • Een systeem dat veilig is als jij wil, met verschillende inlog-opties zodat niemand ziet wat hij niet mag zien, qua gegevens-privacy of gevoelige data.
  • 12% meer productiviteit door tevreden werknemers, die niet meer bezig hoeven te zijn met dat chaotische en vervelende Excel bestand.
  • En (bijvoorbeeld) 21% tijdwinst op de planningsafdeling, zoals een procesoptimalisatie app in dit geval opleverde.

Én eeuwige verbanning uit de Excel hel, natuurlijk. Bonus!

Ook liever een procesoptimalisatie app?

Contact ons. Al is je Excel-verbanningsplan nog het “idee stadium”; we denken graag mee, en helpen je altijd verder.