Een sterke app strategie voor Bruynzeel met onze Discovery fase

Bruynzeel Storage Systems levert de toekomst van slimme opslagsystemen. Hun producten leveren namelijk een ruimtebesparing van maar liefst 50% op. Hoe? Met verrijdbare opslagsystemen, die optimaal gebruik maken van de beschikbare ruimte. Je hebt namelijk maar één gangpad nodig. Tussen welke archiefkasten dat gangpad verschijnt, dat regel je zelf. Verrijden kan handmatig, met de Compactus® Original, of elektronisch, met de Compactus® Dynamic II - en voor die elektronische archiefstellingen, daar lagen kansen. 

De vraag van Bruynzeel 

Elektronische aansturing van de Dynamic II ging voorheen met knoppen die op de kast zitten. Maar Bruynzeel wilde méér voor hun innovatieve oplossing. Een snellere, makkelijkere en meer hygiënische manier van bedienen. Met een app. 

Want kun je de kasten met een app bedienen, dan bespaar je jezelf tijd en moeite. Met een app kun je de kasten via je telefoon naar wens open zetten, zodat deze al in de juiste formatie staat als je bij het archief aankomt. Daarnaast is het ook een meer hygiënische manier van bedienen: iedereen die toegang tot het archief moet hebben, heeft z’n eigen bedieningspaneel. Geen gedeelde knoppen meer die gedesinfecteerd moeten worden.

De vraag was dus duidelijk. Een “Remote Control App”: een extra service bij hun Dynamic II, die de oplossing weer net dat beetje waardevoller en unieker maakt - en de status van Bruynzeel Storage Systems als innovatieve speler versterkt. 

Onze strategische oplossing 

Het app idee van Bruynzeel klonk ons direct als muziek in de oren. Goed doordacht, aansluitend op de organisatiedoelen en met directe waarde voor de gebruiker. Maar zelfs met een goed doordacht idee lagen er nog veel vragen. Bijvoorbeeld over de gebruikersbeleving en hoe de techniek moest werken. Immers moest de app een al bestaand systeem aansturen.  

Ons advies was daarom simpel: start met een Discovery fase. En dat deden we - met succes!

De Discovery in de praktijk 

Het Remote Control App team zag er als volgt uit: team Ketjapp zorgde voor een UX designer, een technisch architect & lead developer en een projectmanager. Bruynzeel Storage Systems wees een Product Owner aan: de besluitvormer, die de belangen van alle stakeholders van de organisatie vertegenwoordigt en de beslisser is over het eindproduct. 

Dit team kwam twee keer samen om de strategische focus en de vertaalslag naar concrete functionaliteiten in de app te bepalen. De uitslag van deze twee sessies werd de strategische kapstok waar de rest van het project aan gehangen werd. 

De eerste helft 

De eerste sessie richt zich op de strategie. De basis. Het hele team kwam samen om gebrieft te worden door Roland, de product owner aangewezen vanuit Bruynzeel Storage Systems. Hij liet ons natuurlijk ook zien waar het allemaal om draait: de Dynamic II kast die onze app moest gaan bedienen!

Met die eerste context op zak konden we echt van start. Volgens onze gestructureerde Discovery aanpak gingen we samen de diepte in: 

• Wat zijn de uitdagingen die de app moest oplossen? 
• Wie zijn de toekomstige gebruikers van de app en waar hebben zij behoefte aan? 
• En welke plek in de customer journey krijgt de app? 

Die eerste sessie in een Discovery gaan we al flink de diepte in. We stellen heel veel vragen, luisteren, vatten samen en vertalen dat samen naar concreet inzicht. Een intensieve, maar ontzettend leuke sessie, met als uitkomst een duidelijke strategische focus. 

De tweede helft 

In de tweede sessie vertalen we onze strategische basis naar een concrete invulling in functionaliteiten. Het team komt weer samen en kijkt even terug naar de uitkomsten van sessie een. Dit is immers ons uitgangspunt. 

Daarna gaan we samen de gewenste functionaliteiten in kaart brengen. Wat moet de app hebben en kunnen? Al die wensen plotten we op een zogenaamde impact/effort scale. Zo zien we wat op korte termijn veel effect heeft en dus echt nodig is, en wat ook in een later stadium opgepakt kan worden. 

Met de absolute musts kunnen we een MVP definiëren. Daarmee hebben we een concreet beeld van de eerste versie van de app: waar deze uit moet bestaan, en wat het moet opleveren. Na sessie twee wisten we dus heel praktisch wat we in de eerste versie van de Remote Control App wilden hebben.

Het vervolg 

Na deze twee sessies hebben we de basis liggen. We weten onze strategie, we weten wat we moeten maken. Ons team kan daarmee aan de slag om functionaliteiten voor de MVP in detail uit te werken, in zogenaamde “user stories”. Onze projectmanager gaat ondertussen druk aan de slag met een projectplan, inclusief begroting en haalbare planning om de MVP zo snel en optimaal mogelijk te realiseren. 

Vervolgens gaan we dat projectplan toetsen bij alle betrokken partijen. Voor Bruynzeel Storage Systems waren koppelingen nodig met een andere partij, die al jaren verantwoordelijk is voor de elektronische producering van de opslagsystemen. Bruynzeel vroeg ons om het voortouw te nemen in deze samenwerking - wat we natuurlijk graag deden. Onze technisch architect maakte een functionele scope en vertaalde deze naar technische benodigdheden in de app - inclusief API documentatie die precies aangaf wat we van de externe koppelingen nodig hadden. 

Daarmee konden we de werelden van de externe partij en Ketjapp moeiteloos verenigen - en wist Bruynzeel precies hoe het project eruit gaat zien bij de ontwikkeling, zonder onaangename verrassingen later in het proces. 

Iedereen aan boord? Dan start onze UX designer met een uitgebreid onderzoek naar onder andere:

• soorten navigaties die het best bij dit product passen
• hoe om te gaan met de kasten en gangen
• hoe om te gaan met symboliek versus illustratie
• usability, accessibility en herkenbaarheid

Met de opgedane kennis gaat hij aan de slag met een eerste schetsontwerp: een basis die in de designfase, de eerstvolgende stap na een discovery, verder uitgewerkt wordt. 

Het resultaat

In 3 stappen zorgen we voor het allerbeste masterplan om je project te starten. Strategisch, gevalideerd en met de gewenste toon en focus. Iedereen op één lijn en klaar om op de beste mogelijke manier verder te gaan met het visual design en de ontwikkeling van de app. Zonder onze keuzes te baseren op aannames. De deliverables zijn dan ook:

• Een gevalideerde strategie die ingestoken wordt op de belangen van je stakeholders 
• Een concreet gespecificeerde scope 
• Een omkaderd project (MVP) en een backlog om die daarna door te ontwikkelen 
• Een duidelijke planning en budget 
• Documentatie voor de technische samenwerking en alle koppelingen 
• Een UX (gebruikers)onderzoek en een eerste visuele uitwerking

Kortom: de best mogelijke voorbereiding voor het designen en ontwikkelen van de daadwerkelijke app. En een onmisbare eerste stap in onze unieke werkwijze. 

Dat was voor Bruynzeel Storage Solutions ook het geval, want onze Discovery liep direct over naar de designfase en de ontwikkeling. Hoe dat verliep - lees je in onze volgende case.