Werkdruk hoog? Werk niet harder maar simpeler, met 1 app (als Tikkie!)

Maikel Janssen 27 juni 2018 Mobile apps, Procesoptimalisatie
Vul jij nog steeds van die lijvige Excel-bestanden op kantoor? Werk je met een complex mappensysteem in het intranet? Of moet je constant met allerlei mappen, gidsen, folders, formulieren en (veiligheids)handleidingen leuren? Geen wonder dat je werkdruk hoog is. Je werkt namelijk onnodig complex. Check hoe een app je werk simpeler, sneller en efficiënter kan maken. En wat Tikkie daarmee te maken heeft.

 

Natuurlijk vul je die Excel in. “Jullie doen het nu eenmaal zo”, “zo werkt het al jaren” en bovendien “moet het van de baas”. Logisch. Maar toch niet zo logisch, als je er even bij stilstaat.

Precies wat de meeste werknemers, managers of projectleiders niet gauw doen: stilstaan. Je hebt het druk. Iedereen heeft het druk. Een hoge werkdruk is zo ongeveer de standaard hier. Niet zo vreemd, want voor vijven moet je gewoonweg gedaan hebben wat er vandaag gedaan moest worden. Stilstaan is daar niet bij. Je zal er alleen maar door achterlopen op je werkzaamheden en de werkdruk daarmee vooral verhogen.

Maar stel dat je dat tóch even doet, gewoon in een gekke bui: stilstaan. Sta dan even stil bij je werkproces, of dat van je team of afdeling. Doe het (goed), en je kunt je werkdruk ermee verlichten, in plaats verhogen.

Door stil te staan en te kijken wat er te versimpelen en daarmee te optimaliseren valt.

Versimpeld werkproces = verminderde werkdruk

Je werkdruk verminderen door even kritisch en analytisch naar je werkproces te kijken. Dat is de nooit teleurstellende aanpak die procesoptimalisatie heet. En procesoptimalisatie is in de praktijk altijd een kwestie van proces-versimpeling. Geen bestaand woord natuurlijk, maar het dekt wel de praktische lading van deze aanpak: je versimpelt je werk(proces), om zo slimmer, sneller en efficiënter te werken. Bespaart de organisatie bakken met geld, en bespaart jou en/of je collega’s een hoop tijd en daarmee werkdruk. Beide niet geheel onbelangrijk, toch?

Complexe processen simpel maken, dus. Check. Maar hoe doe je dat? Het eenduidige antwoord: met een app. Kijk maar naar Tikkie!

Procesoptimalisatie (door versimpeling) volgens Tikkie

Yes, Tikkie. De allerslimste betaal-app ooit. En een perfect voorbeeld van procesoptimalisatie door proces-versimpeling, zoals jij het (waarschijnlijk) al kent.

Afbeeldingsresultaat voor tikkie

Vóór Tikkie:

Je gaat een avondje uit, betaalt het eten en daarna een rondje voor al je vrienden. Daarna start er een ingewikkeld geworstel met 5 vrienden je 10x moet herinneren aan het feit dat ze je nog moeten betalen. “Wat was mijn rekeningnummer? NL50…”, “Wat was het bedrag ook alweer? €56, Peter, dankjewel”, enzovoorts.

Ná Tikkie:

Open app (klik) - ‘Hoeveel wil je per persoon terugvragen?’ (klik klik) - ‘Waar is het voor?’ (klik klik klik) - deel via WhatsApp (klik klik klik klik). Binnen 10 klikken heb je al je vrienden een precies kloppend betaalverzoek gestuurd, waar zij nog 2x op moeten klikken (betalen - bevestigen), en je bent klaar.

Van ‘ingewikkeld geworstel’ naar ‘klik klik klik - klaar’.

“Leuk”, denk je, “Maar hoe moet dat werken op mijn werk?” –  Precies hetzelfde! Daar wil je namelijk ook van ‘ingewikkeld geworstel’ (met uitvoerige Excel sheets, dikke veiligheidsboekwerken, langdradige salesprocessen, complexe intranet-mappensystemen en wie weet wat nog meer) naar ‘klik klik - klaar’ gaan.

Dat doe je met een procesoptimalisatie app – zoals Tikkie – maar dan één toegespitst op jouw proces en het complexiteitsprobleem dat zich daar afspeelt. Zo creëer je je eigen vóór (ingewikkeld geworstel) en ná (klik - klik - klaar) met een procesoptimalisatie app.

Hoe je dat voor jou(w proces) doet

Simpel:

  1. Sta stil.

  2. Kijk kritisch naar jouw werkproces – Niet zozeer de grote overkoepelende bedrijfsprocessen, maar liever op team- of afdelingsniveau:

    1. Waarom is dit proces er? Wat is het doel?

    2. Zijn daar echt al deze handelingen, tools en stappen voor nodig?

    3. Zijn daar echt al deze mensen voor nodig?

  3. Wat is er (onnodig) complex?” is de vraag die je hieruit kunt afleiden. Ook (juist!) zaken die je “al jaren zo doet”, doe je tot in den treure moet herhalen of waarvan je denkt dat het “echt niet anders kan” vallen in deze categorie.

  4. Creëer (met ons) jouw eigen procesoptimalisatie app, toegespitst op jouw (onnodig complexe) werkproces, door samen te kijken hoe techniek een handje kan helpen.

En onthoud hier: er kan meer dan je denkt, op het gebied van procesoptimalisatie met een app!

Bijvoorbeeld

  • Het proces van je buitendienstklus. Het is jouw taak om elke dag de lichtreclames van bedrijven door heel Nederland te verzorgen. Je komt aan op locatie, plaatst je klus, moet er dan – volgens proces – een foto van knippen, die straks uploaden op de je werklaptop, hem doorsturen via WeTransfer naar de binnendienst, die hem op kantoor downloadt en op een lokale server in de juiste map plaatst.Typisch gevalletje: dat kan simpeler. Met een app. Levanto, het bedrijf in dit geval, bespaarde 21% tijd op de planningsafdeling – en daarmee 21% werkdruk, voor de binnendienst én de buitendienst - met hun eigen procesoptimalisatie app.  
  • Het proces van je technische team is meestal ook een echte procesoptimalisatie-plek. Installatiemonteurs die bijvoorbeeld bij elke klus moeten checken of ze gecertificeerd zijn, en hoe ze dat aanpakken – in een boekwerk dat bijna lijviger is dan hun gereedschapskoffer. Niet handig, kan simpeler. Safety in the Pocket, de procesoptimalisatie app die uit dit complexiteitsprobleem rolde, is een compleet doorzoekbare variant van de ‘monteursbijbel’. Je ziet er (onder andere) direct welke klussen binnen je vakgebied vallen, wat de risico-inschatting is, welke beschermingsmiddelen nodig zijn en op welke voorschriften gelet moet worden.
  • En het proces van je salesteam, heb je daar al eens aan gedacht? Als sales medewerker overleg je dagelijks met klanten en geef je graag inzicht in de voordelen van jouw product of dienst – met een berekening of inzicht in de collectie bijvoorbeeld. Of je bent Sales Manager en helpt je team graag effectiever werken. Óf je bent gewoon iemand die sales-collega’s onnodig ziet worstelen met Excel-sheets en ping-pong-mails met de afdeling IT, de projectleider en de klant...

Er ís een oplossing.

Lees hier verder over hoe jouw sales-proces 2x zo effectief ingericht kan worden (voor je sales-team én je klanten!) – met een… Juist, ja: app.

Dus: klaar voor minder werkdruk?

Zie je hoe dat werkt – werkdruk verlagen door werkprocessen te versimpelen? Precies zoals de app Tikkie een complex proces versimpeld heeft. En zie je hoe werkprocessen versimpelen met zo’n procesoptimalisatie app werkt? Precies zoals de Levanto procesoptimalisatie app, de Safety in the Pocket app en de WEIR Sales Tool app.

Geïnspireerd tot het versimpelen van jouw werkproces? Hou ons niet langer in spanning – contact ons – en wij doen niets liever dan meedenken over de oplossing: een (procesoptimalisatie) app, voor jou.