Lean werken? Fix ‘t met je team - in 8 stappen

Even een recap: wát is lean werken ook alweer? Was er een lean afkorting? L.E.A.N.? Nee. “Lean” betekent letterlijk “uitgedund”, of meer richting de bedrijfsfilosofie-betekenis: “zonder onnodige extra’s, zonder verspilling”.

In de lean Toyota autofabrieken, waar de filosofie vandaan komt, is de lean betekenis:

“Een cultuur van teamwork en minimale verspilling, wat leidt tot constante (proces)verbetering en maximale waarde voor de klant.”

• “Teamwork” staat daarbij voor een cultuur van samenwerken en een organisatiebrede ideeëncultuur: iedereen, van conciërge tot CEO, is welkom om ideeën voor verbetering te opperen – belangrijk detail hier.
• “Verspilling” staat voor al het overbodige in het bedrijf, dat tijd en geld kost: teveel stappen in een te omslachtig proces bijvoorbeeld.
• “Procesverbetering” betekent hier het minimaliseren van die verspilling, door de processen te optimaliseren (door alle overbodige stappen te elimineren).
• “Maximale waarde” betekent als bedrijf je absolute einddoel halen – de veiligste auto produceren, de beste service leveren – waarvan de klant profiteert.

Teamwork en minimale verspilling zijn daarmee dé 2 pilaren waarop lean werken gebouwd is. Maximale waarde is de uitkomst. Procesverbetering is de aanpak.

Hoe je met je team minimale verspilling mogelijk maakt, zodat jouw bedrijf lean werkt met optimale processen en maximale waarde bereikt?

Met de probleemoplossingsmethode van dezelfde wijze oosterse autofabrikant, en perfecte uiting van lean werken. Die methode brengt je namelijk in 8 stappen mét je team, náar minimale verspilling dóor probleemoplossing en procesverbetering, ríchting maximale waarde:

Lean werken? Los je problemen op

Je “waarde maximaliseren” is dus het einddoel van lean werken. Maar hoe kom je daar? Volgens “The Toyota Way” bedrijfsfilosofie: door je problemen op te lossen.

“Ik heb geen problemen” is hier misschien je eerste reactie, maar die is fout. Als je even nader kijkt naar de lean definitie van ‘problemen’, tenminste.

Als bedrijf heb je een doel; een concrete definitie van succes. Is dat doel niet bereikt, dan is er blijkbaar nog een probleem. Een kink in de kabel, dat je bedrijf nog weerhoudt van z’n ultieme doel behalen. Waarschijnlijk zijn er dus altijd wel ‘problemen’ die nog ‘opgelost’ moeten worden, wil jij een (nog) succesvoller bedrijf of afdeling runnen.

Bijvoorbeeld:

Voor een bezorgbedrijf kan dat doel “100% van de pakketjes wordt op tijd geleverd” zijn. Is het percentage nu 85%, dan moet er naar het ‘probleem’ daarachter gekeken worden – en opgelost – om tot die gewenste 100% te komen.  

Dát is lean werken: probleemoplossend werken, om je gewenste standaard te bereiken. – Maar om probleemoplossend te werken moet je wel weten wát je problemen zijn. Wie je dat kan vertellen? Je geheime bedrijfswapen voor succes:

Je team. (“Teamwork”, één van de pijlers, weet je nog?)

Richt je tot je team

Probleemoplossend werken en verspilling minimaliseren – de eerste pijler van lean werken – doe je door je te richten tot die andere pijler: je team. De werkvloer. De mensen in je organisatie, van conciërge tot CEO. Zij weten wat er speelt, zij kunnen door lokale ervaring bepaalde problemen precies aanwijzen, en hebben vaak zelfs verrassend goede ideeën om ze op te lossen.

Toyota zelf moedigt z’n mensen zelfs zó aan om met ideeën voor verbetering en probleemoplossingen te komen, dat ze er bij elkaar zo’n miljoen per jaar genereren – uit alle hoeken van het bedrijf. En: 90% ervan wordt nog geïmplementeerd ook. (Om maar even aan te tonen hoe waardevol de ideeën van je team voor probleemdefiniëring en probleemoplossing zijn.)

Breng de 2 pijlers van lean werken – optimaal teamwork en minimale verspilling – ook bij elkaar op jouw werkvloer. Voor jouw probleemoplossing(en) en waarde maximalisering, “the Toyota way”.

Problemen oplossen “the Toyota way” – in 8 stappen

Om een ‘probleem’ – obstakel naar je bedrijfsdoel – op te lossen, moet je allereerst weten wat je probleem is. Uiteraard. Zowel dat identificeren van het probleem als vervolgens het oplossen, opvolgen en uitspreiden van de oplossing, doe je dus via je team. Je mensen.

En dat doe je – volgens “the Toyota way” of lean werken bedrijfsfilosofie – in 8 stappen:

1. Bepaal de standaard

Als je dat nog niet gedaan hebt. Wat is de standaard van jullie organisatie, afdeling of team? Waar werken jullie naartoe als ideale situatie? Als einddoel. Als standaard van succes?

Wees zo eenduidig en concreet mogelijk. Geen gecombineerde doelen, en duidelijkheid over wat er precies bedoeld wordt.

Bijvoorbeeld:

Voor de bezorgdienst was het “100% van de pakketten op tijd leveren”. De definitie van “op tijd” zijnde: 1 werkdag.

2. Schets de situatie

Om te weten waar jouw problemen of obstakels naar je doel zich bevinden, is het zaak om een heldere schets van de huidige situatie te hebben. Want alleen met duidelijk zicht op de huidige situatie, kun je het verschil zien met de ideale situatie – de afstand tot de standaard – en het probleem binnen dat verschil vinden.

Bijvoorbeeld:

De bezorgdienst die in een ideale situatie 100% van z’n pakketjes op tijd levert, blijkt ze nu in 85% van de gevallen op tijd te leveren. Dat is de huidige situatie.  En het probleem zit ‘m dus in die 15 procentuele gevallen.

De kaders zijn gezet.

3. Ontleedt het probleem

Ontleedt het verschil dat je gevonden hebt tussen de huidige en de ideale situatie, tot iets concreters. Het probleem, in al z’n facetten. Dat doe je door in te zoomen op dat problematische verschil, en dat proces ontleedt en in kaart brengt, inclusief alle input en output.

Wat helpt om alle aspecten van het proces compleet in kaart te brengen, zijn de 5 W’s:

• Who
• What
• Where
• Why
• When

Het doel? Overzicht, voor (zometeen) inzicht.

Bijvoorbeeld:

De 15% niet op tijd geleverde pakketten van de bezorgdienst. Welke processen zijn daarbij komen kijken? Wie vervoerde ze? Waar werden ze gesorteerd? Hoe zien de transportauto’s er van binnen uit? Welke software gebruiken de bezorgers? Waar lagen de bezorgadressen? Wanneer werden de pakketten bezorgd? Enzovoorts…

4. Analyseer oorzaken (met je team!)

This is where the magic happens, van lean werken.

Dit is namelijk waar je de kracht van (al) je mensen gaat inzetten. Dé stap die lean werken zo onderscheidend maakt. Het geheime wapen van “the Toyota way”: je team.

Kijk niet naar uitgebreide rapporten voor mogelijke oorzaken en daarmee de oplossing van je probleem, zegt Toyota. Kijk naar de werkvloer. Ga zelf kijken wat er speelt, en ontdek daar wat er beter kan. De Japanners hebben daar zelfs een naam voor: “genchi genbutsu”. “Met eigen ogen zien”.

Hoe je “met eigen ogen ziet” wat er speelt door welke oorzaken? Ga naar je team toe en leg ze voor welk ‘probleem’ jullie geïdentificeerd hebben, en opgelost moet worden om bepaalde bedrijfsstandaarden te behalen. Wees transparant, wees eerlijk:

“Dit willen we bereiken, dit mist er nog tot aan dat doel, wat kan er volgens jullie verbeterd worden in jullie werkproces om dat doel te halen?”

Zet je mensen (iets gestructureerder) aan het denken met de 5 W’s: who, what, where, when, why. Dat kan in een gezamenlijke sessie. Of kies de voor de minder chaotische manier, en geef aan dat ideeën altijd zijn welkom: face to face, per mail, per app – al schuiven ze een briefje onder je kantoordeur door!

Een andere optie voor deze stap is een weekly standup houden: een teamoverleg waarin iedereen deelt wat er speelt en tegen welke obstakels ze aanlopen. Zo profiteer je niet alleen van je team rondom 1 geïdentificeerd probleem, maar hou je altijd een vinger aan de pols bij wat er speelt en wat er beter kan.

Laat de ideeën maar komen, uit alle hoeken en gaten. Teamwork.

Bijvoorbeeld:

Het bezorgteam is gevraagd om mee te denken wat er misgaat in die 15% gevallen waarin pakketten niet binnen 1 werkdag geleverd worden. Bezorgers druppelen binnen met suggesties, gebaseerd op hun eigen ervaringen en persoonlijke inzichten:

• “Bij het sorteercentrum staan ze meestal pas om 07:15 klaar in plaats van 07:00, en dat kwartier maakt net het verschil met de ochtendspits, dan weet ik dat ik m’n planning niet haal die dag.”
• “De routes naar Veghel worden altijd gepland over Helmond, maar die weg is heel vaak verstopt. Als iedereen over Best rijdt, zijn ze meestal sneller.”
• “Telkens wanneer er iemand niet thuis is, moet ik een heel formulier invullen. Dat kost veel tijd, omdat het vaak voorkomt. Bovendien moeten die formulieren aan het eind van de dag gescand en geüpload worden door de binnendienst. Als dat nou eens automatisch kon, zonder pen en papier?”

5. Maak je actieplan

Je hebt je probleem geïdentificeerd en het proces eromheen in kaart gebracht, je hebt suggesties voor oorzaken en verbeteringen uit je team. Nu is het tijd om die bij elkaar te brengen in een concreet actieplan. Wat zijn de conclusies, en wat zijn de maatregelen voor verbetering van de processen – en daarmee de oplossing voor het probleem?

Je hoeft hier niet, zoals Toyota, 90% van de ideeën daadwerkelijk te gaan implementeren. Daar is de capaciteit waarschijnlijk niet naar, in geld of tijd. Wat je beter kunt doen is de geopperde ideeën analyseren en zien welke vaker terugkomen, welke je zelf ook herkend, of welke je echt die aha-erlebnis of dat eureka moment bezorgt:

“Verrek, dat papieren formulier ja. Wat een werk kost dat, alles bij elkaar. Als we dat automatiseren hebben we zeker een grote probleemveroorzaker opgelost.”

Aha! Daar heb je ‘m. De ideale procesverbeterende en probleemoplossende aanpak: een automatiseringsapp. Ja, procesverbeteren doe je het best met een app. Bel Ketjapp, laat ons met je meedenken, en ga door naar stap 6:

6. Voer het uit

Een bijna te logische volgende stap op “maak je actieplan” is “voer het uit”. De Japanners lieten niets aan het toeval over, nee. Dus: voer het uit. Bedenk, creëer en lanceer die app om (bijvoorbeeld) dat papieren formulieren proces te automatiseren. En kijk “met eigen ogen” wat het doet, in stap 7:

7. Monitor de oplossing

Geen gevalletje “dat is geregeld, nu zijn we er klaar mee” hier, zodra je het probleem geïdentificeerd en opgelost hebt met een automatiseringsapp, die je zojuist gelanceerd hebt.

Het uitvoeren is slechts de eerste stap richting het effect van de oplossing op het einddoel.

Om je doel of je standaard te behalen, moet je het effect van de geïmplementeerde oplossing blijven monitoren. Welk verschil meet je voor de invoering van de app en erna? Is er tijdwinst bij de bezorgers? Is het op-tijd-bezorgd percentage omhoog gegaan?

Bepaal je meetpunten, en blijf ze meten. Trek je conclusies, en stel eventueel bij, ontwikkel de oplossing door, of schaal hem op! Stap 8:

8. Verspreid de oplossing

“Yokoten”, noemen Japanners het. “Uitrollen” of “overal”, vrij vertaald.

Heb je een effectieve oplossingen gevonden die je bedrijf, afdeling of team richting je doel helpt – baat hem dan helemaal uit. Kijk naar andere problemen in het bedrijf, of naar andere afdelingen met soortgelijke problemen. Deel je oplossing, en laat hem op andere plekken nogmaals werken.

Bijvoorbeeld:

Als zo’n automatisering app werkt voor de bezorgers, dan werkt het misschien ook voor de planners?

“Hou een goede oplossing nooit voor jezelf. Verspreid het, en vermenigvuldig daarmee het effect”, is hier de Toyota way filosofie.  

Volg die filosofie, werk lean, en laat die probleemoplossende aanpak z’n werk doen voor jouw bedrijf en bedrijfsdoelen. Voor jouw “maximale waarde”. Voor de klant, uiteindelijk. Maar ook maximale waarde voor je mensen, die nog steeds centraal staan. Ze worden gehoord, hun ideeën worden oprecht behandeld en ze werken samen aan een beter bedrijf. Bovendien helpt de uiteindelijk geïmplementeerde oplossing voor verbeterde processen, wat hen helpt makkelijker en slimmer te werken. Daar maak je iedereen gelukkig mee.

Oja, en het levert meer winst. Da’s ook nooit weg.

Klant blij. Je mensen blij. Jij blij. – Mooi, hè? Dat lean werken met een app.

Ook blij worden van een app?

Benieuwd wat zo’n lean app precies kan doen, en of het ook voor jouw processen en problemen kan werken? Kunnen we altijd samen bekijken. Krijg je een kop koffie bij.