Procesmanagement kán heel simpel (en lean!) met een app

Maikel Janssen 02 augustus 2018 Business, Lean, Procesoptimalisatie
Procesmanagement draait om het optimaliseren van bedrijfsprocessen - kortweg - door ze te versimpelen (“lean maken” in hippe termen). Waarom maken we dat procesmanagement dan zo ingewikkeld, met massieve modellen en moeilijke methodes? Hoeft niet! Daar is namelijk “een app voor”. Simpel.

 

Procesmanagement (“Business Process Management” in hippe termen) klinkt misschien al heel complex, zeker als het nieuw voor je is. En heel eerlijk: het is vaak ook erg complex. Maar alleen omdat het vaak verkeerd aangepakt wordt! Véél te ingewikkeld, op de ouderwetse manier.

Of nog erger: er is überhaupt geen procesmanagement of procesoptimalisatie, omdat jullie werken op de - jeweetwel - “we doen het nu eenmaal zo” manier.

Hoog tijd om te beginnen met procesmanagement – op de simpele manier!

Procesmanagement op de complexe manier

Je kunt van iets dat in de kern staat voor (optimalisering door) versimpeling – procesmanagement en procesoptimalisatie – blijkbaar iets heel complex maken:

  • Je kunt er dikkedroge pillen over lezen.
  • Je kunt er maandenlange (prijzige) trainingen over volgen.
  • Je kunt (ook prijzige) “verbeterconsultants” en analisten inschakelen.
  • Je kunt er ook weinigzeggende, maar netjes gestileerde modellen over tekenen:

Visie op business process management (schema)

  • Je kunt allerlei hippe procesmanagement methodes gaan implementeren in je bedrijf:
    • “Kaizen”
    • “Lean”
    • “Six Sigma”
    • “Agile”
    • “Theory of Constraints”
    • En dan is er nog “QRM”, “TPM” of “RCM” en vast nog een hoop “M’s”.

Niks mis mee! Kun je allemaal doen, natuurlijk. Maar is geen wonder dat procesmanagement een “hype” wordt genoemd. Zonde! Want procesmanagement is juist iets tijdloos en universeels – nuttig voor elk bedrijf. En juist helemaal niets hips en complex!

Laten we daarom versimpeling – en het overzicht en de eenvoud die daarbij horen – liever centraal stellen in procesmanagement. Procesmanagement op de makkelijke manier, noemen we dat.

Da’s pas (écht) “lean”.

Procesmanagement op de simpele manier

Toegegeven: in al die boeken, trainingen en modellen ís natuurlijk wel degelijk iets terug te vinden waar je wat aan hebt bij procesmanagement. Het zit alleen veel te dik ingepakt in woorden en figuren.

Wat ze allemaal – in de kern! – zeggen, is helemaal correct. “Kaizen” is je proces continu verbeteren. Met “Lean” bedoelt men processen versimpelen. Datagedreven analyseren en optimaliseren, is altijd verstandig. “Six Sigma” betekent foutloos werken, of met een minimale foutmarge. “Agile” is werken met flexibele processen, die daardoor makkelijk bijgestuurd en op- of afgeschaald kunnen worden – doen wij per definitie.  En “Theory of Constraints” wil zeggen dat je hobbels (of “bottlenecks”) moet opheffen.

Absoluut waar allemaal. Maar procesmanagement volgens deze theorieën en filosofieën is in de praktijk veel makkelijker dan de massieve modellen en moeilijke methodes doen denken.

Hoe procesmanagement dan simpeler kan, met dezelfde waardevolle (kernachtige) inhoud? Door procesoptimalisatie – werkprocessen analyseren en vereenvoudigen of automatiseren, om ze efficiënter en gebruiksvriendelijker te maken – met een app. Simpel, en erg “lean”.

Werken met een app als procesmanagement tool, zorgt met die ‘versimpeling’ van je werkprocessen dat je:

  • efficiënter werkt,
  • sneller werkt,
  • makkelijker foutloos werkt,
  • resultaten (automatisch) kunt analyseren,
  • processen vervolgens flexibeler en makkelijker bij te sturen zijn,
  • en het elimineert menselijke bottlenecks!

Alles-in-één! Zonder boekwerk of complex diagram, met 1 app. Speciaal voor jou(w werkprocessen).

Procesmanagement op maat – met (je eigen) app

Zonder (nog eens) ingewikkelde modellen uit te lezen of door flinke boekwerken heen te spitten, kom je erachter welke werkprocessen jouw organisatie kan optimaliseren met een app, in 3 stappen.

Misschien moet je klant onnodig lang wachten op een offerte op maat berekend, terwijl die in een handomdraai in een app gemaakt kan worden. Misschien moet jouw buitendienst-team via allerlei omwegen verslagleggen van hun klussen – of heeft de afdeling een erg omslachtig systeem om de interne statistieken te analyseren en presenteren, met ontzettend veel handjes-werk. Niet erg lean. Allemaal gevallen van verspilling namelijk.

Dat kan beter! Door procesmanagement met een app, zoals:

  • Een app die ter plekke voor de klant berekent welke kostenbesparingen hij met jullie dienst kan maken. Een ideale sales strategie. Live onweerlegbaar bewijs van de meerwaarde van je dienst – daar kan geen wekenlang salesproces tegenop.
  • Een app die in 3 klikken de klus van een buitendienstmedewerker terugkoppelt aan de binnendienst en rechtstreeks in het intranet logt. Waargebeurd verhaal, met de nodige directe winst.
  • Een direct en door het hele team inzichtelijk dashboard, om rechtstreeks resultaten van inspanning te kunnen waarnemen. 

Stuk voor stuk vereenvoudigde processen, door ze in een (procesoptimalisatie) app te gieten. Niks ingewikkelds aan, en toch een perfect staaltje procesmanagement.

Met mooie elementen uit die hippe procesmanagement-termen – van foutloos werken (“Six Sigma”) tot flexibel en schaalbaar (“Agile”) werken zonder bottlenecks (“Theory of Constraints”)  – super “lean” vereenvoudigd, in één app. Zoals beloofd.