Wat je collega bedoelt met “kantoorautomatisering”

En 3x hoe joú dat helpt

Ilker Mengi 23 augustus 2018 Procesoptimalisatie
“Kantoorautomatisering”? Klinkt erg complex, en misschien zelfs een beetje te spannend voor jouw smaak. Laat jou maar lekker het mensenwerk doen, in plaats van die robotisering. Toch? – Misvatting! Kantoorautomatisering helpt je werk juist, door je meest praktische (en vervelende) taken uit handen (en hoofd) te nemen. Heel simpel, op 3 manieren.

 

68% van je tijd als kantoorwerker gaat op aan terugkerende dagelijkse taken in plaats van het ‘echte’ werk. Belangrijke zaken – je weet wel: de kern van je functie, waar je voor bent aangenomen, en waar je het verschil mee kunt maken – krijgen dus maar 32% van je tijd.

Meestvoorkomende van die terugkerende tijdverspillende taken zijn, volgens de business enquête:

  • “emails” (32%)
  • “communiceren met collega’s” (25%)
  • en “administratieve taken” (11%)

De meest frustrerende in die categorie zijn:

  • “wachten op informatie”
  • en “ongeplande communicatie”

Wat men blijkbaar liever doet met z’n kantoortijd is:

  • Deadlines en urgente taken aftikken
  • Tijd spenderen aan persoonlijke ontwikkeling
  • Administratieve taken delegeren
  • Minder afleiding hebben
  • Strategischer werken
  • Een betere werk-privé balans hebben

Klinkt herkenbaar? Logisch. Dus je wil van die tijdverspillende taken af? Kan, hoor. Hoe dan? Door tóch eens naar je collega van ICT te luisteren, wanneer die weer over “kantoorautomatisering” begint. Wat dat dan met jouw tijdproblemen te maken heeft? Alles.

Maar om te beginnen...

Wat ís kantoorautomatisering?

Om precies te zijn:

"Kantoorautomatisering is een proces dat technologie gebruikt om informatievergaring, calculatie, presentatie en communicatie te automatiseren."

De basale werkzaamheden van kantoorwerkers (lees: die tijdverspillende terugkerende administratie-, communicatie- en mailtaken) worden uit handen genomen door ICT oplossingen, via hardware (je pc of mobiel bijvoorbeeld), uitgevoerd door software.

Kantoorautomatisering is dus je werk optimaliseren, door jouw meest praktische en terugkerende taken te automatiseren.

Zodat jij je weer bezig kunt houden met je belangrijkste taken (deadlines, urgente zaken, ontwikkeling), doordat je slimmer werkt (minder terugkerende taken, minder afleiding, meer strategie, meer werk-privé balans). Alle wensen afgevinkt!

Geen boze robots die jouw werk komen overnemen dus – dat is kantoormechanisatie – maar ondersteunende technologie die jou helpt met je werk: kantooroptimalisatie. Software die je helpt bij je werk. Niks technisch dat je je moet gaan aanleren, terwijl je totaal niet technisch bent aangelegd. Maar een aanvulling die je je met gemak eigen maakt, door de gebruiksvriendelijkheid die tegenwoordig de standaard is (of zou moeten zijn).

Bijvoorbeeld

Begint het te dagen wat kantoorautomatisering betekent, maar heb je nog geen beeld van wat het dan ís, in de praktijk?

Vergelijk het bijvoorbeeld met de typemachine die ooit het kantoorveld enterde. Schrijven hoefde niet meer met de hand! Die type-robot verving niemand in z’n werk, maar vergemakkelijkte het werk. Bovendien ging het werk nu veel sneller, foutlozer en het was veel leesbaarder dan toen ieders individuele handschrift ontcijferd moest worden.

Kantoorautomatisering is de toekomst (nu, dus)

ICT-journalist Stanley Zarowin in Journal of Accountancy over die groeiende kantoorautomatisering en hoe groot de impact zou worden, in 2000:

“Kantoorautomatisering begon als handige (meer nog altijd optionele) business tools in de jaren ‘80 en evolueerde in een noodzakelijke behoefte in de jaren ‘90. Nu we het nieuwe millennium betreden, zal het een nieuwe reuzensprong maken van behoefte naar absolute vereiste.”

Nu, 20 jaar verder, zitten we dus midden in de tijd die hij voorspelde. De tijd waarin kantoorautomatisering een “absolute vereiste” is.

Welkom in de toekomst.

De toekomst waarin de analoge typemachines en zelfs elektrische PC’s alweer een eind achter ons liggen als nieuwe ontwikkeling. Tegenwoordig maakt software het verschil in ICT automatisering.

Software als oplossing voor die administratieve en repetitieve taken, waar jij je nog altijd 68% van de tijd mee bezighoudt. Software als manier om die taken te vergemakkelijken en je te assisteren in je werk – net zoals die typemachine ooit deed! – zodat jij weer het echte mensenwerk kunt doen. Software als kantoorautomatisering, zoals we dat nu doen.

Maar hoe doen we dat precies; software inzetten, zoals we ooit de typemachine inzetten, om praktische kantoortaken te automatiseren en vergemakkelijken?

Met een app - op 3 manieren

Toen je ICT collega het over “kantoorautomatisering” had, dacht je vast niet aan zoiets simpels als een app? Toch is de app – een software applicatie op je tablet, mobiel, PC of smartwatch – is de kantoorautomatisering van nu. Zover geëvolueerd dat automatisering nooit eerder zo makkelijk, toegankelijk, simpel en praktisch werkte. Zo’n app voor kantoorautomatisering is namelijk:

  • Toegankelijk voor iedereen – want: installeerbaar op elk device.
  • Te hanteren door iedereen – want: gebruiksvriendelijk design.
  • Te combineren met elke software – je CRM of intranet bijvoorbeeld.
  • Locatie- en persoonsonafhankelijk – dus Peter van ICT kan gerust op vakantie.
  • Feilloos in z’n database en calculaties – waar jouw volle hoofd nog wel eens een steekje laat vallen.

En dat resulteert (bijvoorbeeld) in:

Dat is nog eens beter en slimmer werken. Allemaal door je informatie op één gezamenlijke plek – in de kantoorautomatisering app – te creëren (1), communiceren (2) en beheren (3).

1. Creëren

Bijvoorbeeld:

Je zit in een salesgesprek en wil de klant graag laten zien welke oplossingen voor hem werken – en hoeveel rendement hij daarmee precies kan behalen. Je kúnt je informatie in een Excel sheet mikken en dat laten doorberekenen, checken door je collega’s van ICT, ontwerpen door je collega’s van design en accorderen door je sales manager. Waarschijnlijk doe je dat al zo. Maar het werkt niet.

Een app die die calculatie live voor je maakt, doet dat wel. Allemaal. In één keer. En het ziet er nog netjes gepresenteerd uit ook. Jij komt professioneel over, je klant is direct overtuigd.

Zomaar een voorbeeld van informatie creëren, verwerken, bewaren, bewerken en/of laten inzien door klanten en collega’s – met zo’n app voor kantoorautomatisering.

2. Communiceren

Informatie uitwisseling is de tweede manier waarop je kantoorautomatisering app kan helpen. Je wil het berekende klantvoorstel bijvoorbeeld wel nog even aan je sales manager laten zien, voordat je het definitief maakt.

Via de app kan deze automatisch tevoorschijn komen bij je manager, waar hij of zij met 1 klik kan accorderen of afkeuren en opmerkingen plaatsen. De klant kan vervolgens het definitieve document automatisch toegestuurd krijgen, in PDF formaat bijvoorbeeld.

Scheelt werk, tijd, ongeplande communicatie en een hoop mails over en weer – zoals gewenst!

3. Beheren

De kantoorautomatisering app kan ook – of tegelijkertijd – dienen als digitale opslagplaats. Een database, waar al jouw statistieken bij elkaar komen en die automatisch doorberekend worden en getoond in een overzichtelijk dashboard, inzichtelijk voor iedereen (met toegang).

Een onderdeel van dezelfde kantoorautomatisering sales app kan zo’n dashboard zijn, zodat alle sales managers en directors rechtstreeks kunnen inzien welke medewerkers welke sales hebben gedaan – en hoeveel dat in totaal heeft opgeleverd. Om te zien wie dus z’n targets heeft gehaald en waar de meeste kansen zitten bijvoorbeeld.

Je app kan het allemaal beheren, analyseren en presenteren zoals jij wil – zodat jij op jouw beurt de juiste beslissingen kunt maken, gebaseerd op de feiten.

Dus

Kantoorautomatisering is niet je (mensen)werk vervangen door robotisering. Het is je mensenwerk verbeteren en vergemakkelijken door het praktische werk – creëren, verwerken, bewerken, bewaren, beheren, calculeren, communiceren, analyseren, presenteren – over te laten aan de technologie.

Het is data based werken, voor feilloze resultaten en betere beslissingen, soepele samenwerking, foutloos calculeren en plannen en organiseren, tijdbesparing, geldbesparing, minder mails, minder spreadsheets, minder chaos, minder fouten en meer efficiëntie.

Dát is wat je collega van ICT bedoelde met “kantoorautomatisering”. Kun je nu over meepraten. En het er helemaal mee eens zijn: dit is wat jullie nodig hebben. Zo’n kantoorautomatisering app voor het optimaliseren van jullie eigen werkprocessen.