Lean methode - 98% faalt door één fout.

Voordat we rechtstreeks doorgaan naar het hoe van de lean methode, moeten we het nog heel even hebben over wat. Want wat is de lean methode ook alweer?

Niks “ingewikkelds”, in elk geval. Zelfs niks “moderns, voor hippe startups”. In tegenstelling. De lean methode draait juist om versimpeling, en bestaat al meer dan 50 jaar, ontstaan in één van de meest degelijke branches die er zijn: de auto industrie.

Wat is de lean methode (ook alweer)?

Toyota kwam ermee, eind jaren ‘50, met de invoering van hun Toyota Production System. Ze ontdekten hoe je met het juiste werkproces van je team maximale waarde kunt leveren, met minimale kosten, door minimale verspilling.

De definitie van de lean methode is dan ook:

“Een cultuur van teamwork, dat zich inzet voor minimale verspilling, wat leidt tot constante procesverbetering en maximale waarde voor de klant.”

Het is het optimaliseren van processen, doordat je bij elk procesonderdeel verspilling (alles wat overbodig is) wegneemt, op 8 vlakken:

• Verspilling door wachten
• Verspilling door overproductie
• Verspilling door rework
• Verspilling door beweging
• Verspilling door verwerken
• Verspilling door voorraad
• Verspilling van talent
• Verspilling van transport

(Meer over wat de 8 soorten verspilling precies betekenen in de praktijk, lees je hier.)

De Japanners noemen het “muda” – alles wat verspilling is – en Amerikanen noemden het later “lean” werken. “Werken zonder muda” of “werkprocessen zonder overbodigheden”, is dus de samenvatting van de lean methode.

Best concreet dus. En niet per sé iets dat alleen bij hippe, jonge bedrijven zou werken.

“Lean – dat is toch voor hippe startups?”

Natuurlijk lopen zij ermee voorop. Hippe startups kunnen bijna niet niet werken volgens de lean methode. Het zijn gewoon voorlopers in slimme dingen. Want dat is de lean methode: een slimme methode, in het kader van procesverbetering en efficiënt werken.

Maar dat betekent niet dat de lean methode uitsluitend voor hen geschikt is. Het is zelfs zonde, als je niets zou meepikken van die slimme methode in jouw (niet-startup) organisatie, en in jouw werkproces!

“Zonde als je niets zou meepikken van de lean methode op jouw (niet-startup) kantoor”

De lean methode is er juist voor werkprocessen in alle branches, en alle soorten organisaties: van solide zorginstelling tot ervaren technische service. Want werkprocessen, die zijn overal. En die kunnen dus overal geoptimaliseerd worden, met de lean methode.

En dat hebben veel bedrijven door, hoor. Je hoort “lean” hier en “lean” daar. Maar echt (succesvol) geïmplementeerd, daar kun je misschien geen goed voorbeeld van noemen in jouw omgeving.

Komt doordat 98% van de bedrijven die de lean methode probeert in te voeren, genadeloos faalt.

98% faalt de lean methode (om deze reden)

Op een bepaald punt werkte 70% van de bedrijven in de Verenigde Staten volgens de lean methode. Letterlijk 98% van hen zag echter uiteindelijk geen resultaten na de invoering – volgens onderzoek van Industry Week.

Mike Rother bestudeerde jarenlang bij Toyota waar het dan mis ging, en kwam tot de conclusie:

“Als we goed naar de lean methode kijken, is het niet alleen een set technieken om verspilling te elimineren, maar een proces om beoogde resultaten telkens opnieuw en opnieuw te behalen.”

Oftewel: bedrijven zien dat de lean methode goed werkt voor Toyota, de meest succesvolle speler in de auto industrie, dus doen hen precies na. Ze trekken alle Japanse tools uit de kast; van “de 5 S’en” tot het inmiddels algemeen geaccepteerde “kanban bord” en de vernuftige “value stream mapping”.

Maar dat zijn allemaal middelen, en nog lang geen proces. Om de lean methode uit te voeren in ons Westen, moeten we dus meer doen (of eigenlijk: minder doen) dan de oosterse tools hier tevoorschijn toveren. We hoeven alleen het idee erachter te implementeren; dat van procesverbetering.

Hoe dat dan werkt – procesverbetering via de lean methode – zonder die exotisch klinkende lean tools? Met 1 niet zo exotische tool.

Lean methode werkt wél – met 1 tool

Mike Rother ontdekte gelukkig niet alleen waarom de lean methode bij de meeste Westerse bedrijven niet werkt (door slechts de tools te implementeren). Hij ontdekte ook hoe het wél werkt:

“Het is het systematisch, herhaaldelijk werken zonder obstakels, stap voor stap, dat processen daadwerkelijk verbeterd.”

“Systematisch en herhaaldelijk werken zonder obstakels” werkt dus wél. Japanners noemen dat “kata”. En die obstakels – weet je nog? – dat zijn je “muda’s” of “verspillingen”.

Lean werken doe je dus niet met een kanban bord en value stream mapping, maar met procesverbetering – door “systematisch en herhaaldelijk te werken zonder obstakels”. Resultaat is een optimaal efficiënte routine in je werkproces, die als een tweede natuur voelt: “kata”.

Lean = routine

Rother, om dat nog wat concreter te maken:

“We hebben een routine nodig. Niet alleen om het werk te doen, maar om het werk continu beter te doen.”

Door middel van:

“Een gestandaardiseerde, bewuste aanpak die de essentie van een situatie omvat en vakkundig reageert door iteratief [herhalend, red.] te werken.”

Dus:

• Je pakt de essentie van een situatie (of: werkproces)
• Je standaardiseert de aanpak
• Werkt herhaaldelijk volgens deze aanpak
• En blijft zo continu verbeteren

En daar heb je hem dan: routine als lean methode, voor procesverbetering! Wel “kata”, geen “muda”. Japans, op z’n Westers – zoals Rother het graag ziet.

Maar er was nog een tool..?

De tool (om het nog makkelijker te maken)

Niks exotisch hier, zoals beloofd: je smartphone! Werkprocessen optimaliseren, standaardiseren en er een routine van maken, doe je via dat apparaatje in je broekzak.

Met een app.

Een app die gebaseerd is op de essentie van jouw werkproces, die dat geoptimaliseerde proces standaardiseert en het jou (en je hele team) ontzettend makkelijk maakt om herhaaldelijk via dat proces te werken – en zo continu te blijven verbeteren, door automatische analyse en inzichten.

Bijvoorbeeld:

• Als bezorgdienst lean werken, doe je met een app waarin je een pakket standaard scant, aflevert, afvinkt en terugkoppelt naar het intranet.
• Als zorginstelling lean werken, doe je met een app die de voortgang van patiënten bijhoudt, doordat elke zorgprofessional zijn aanpak en opmerkingen invoert in dat proces.
• Als servicemonteur lean werken, doe je met een app die een klus scant en meteen toont welke veiligheidsvoorschriften er relevant zijn, en toont welke materialen je nodig hebt.

Herhaling, routine, proces geoptimaliseerd – via een app!

Een “procesoptimalisatie app” noemen we dat, en je maakt ‘m op maat.

Dé manier om die oosterse lean methode hier naar het Westen te vertalen. Door het idee (procesverbetering door gestandaardiseerde routine, of “kata”) te implementeren, en niet louter lean tools te kopiëren: de grootste fout, gemaakt door 98% van de bedrijven.

Welkom bij de lucky 2% – met of zonder pingpongtafel!