''Werk slimmer en verdien €15.000 in 3 maanden (met lean procesoptimalisatie)''

Wij willen de gulden (!) middenweg: hard én slim werken. Zodat we maximaal succes behalen, met optimale inzet van je tijd, team en energie.

''Nederlanders willen de gulden middenweg: hard én slim werken''

Laat dat nou net het thema van dit e-book voorstellen: slimmer werken. En dan nog specifieker: hoe je dat voor elkaar krijgt met behulp van de almaar groeiende en verbeterende technologie. (Ja, je hebt dit e-book van de site van een app ontwikkelaar geplukt, dan krijg je dat ;))

Waar we het daarom over gaan hebben, is slimmer werken door technologie, volgens de methode van Toyota. Zij verhieven het slimmer werken naar een nieuw niveau, door hun processen op ongekende wijze te optimaliseren – via de lean methode. Met behoorlijk verbluffende resultaten.

''Toyota verhief slimmer werken naar een nieuw niveau, door hun processen te optimaliseren''

Het mag gerust de slimste innovatie sinds de lopende band van Ford genoemd worden, die procesoptimalisatie. En wij hebben ‘m vertaald naar het heden. In essentie een simpele aanpak – in een technologisch jasje – waar ook jouw team mee aan de slag kan. Richting slimmer werken, en daarmee tijd- én geldwinst. (En ja, op die €15.000 komen we ook terug.)

Wat ís lean procesoptimalisatie? 3 dingen, volgens Toyota.

First things first.

Toyota kwam ermee, eind jaren ‘50. Een manier om hun (autofabrieks)processen te optimaliseren. Eentje die alles wat overbodig is in een proces achter zich laat, en alleen maar overhoudt wat het eindproduct, de klant én de mensen die eraan moeten werken ten goede komt. “Maximale waarde door minimale verspilling en teamwork” noemen zij dat.

Wij noemen het: lean werken door procesoptimalisatie.

Tenminste; zo noemden James Womack en Daniel Roos het. Zij onderzochten de Toyotafabrieken in Japan om te zien wat zij anders deden dan de rest van de wereld. En om te zien of wij – westerlingen – daar ook iets van kunnen leren.

Hun conclusies publiceerden ze in het boek “The Machine That Changed the World: The Story of Lean Production - Toyota’s Secret Weapon in the Global Car Wars That Is NowRevolutionizing World Industry” in 2007.

Een mondvol, maar ook een gouden greep. Want het sloeg aan. Lean werken werd het afgelopen decennium groot in onze werkmaatschappij, met als voorbeeld die Toyota autofabriek.

Wat lean werken oplevert

Een goed voorbeeld, want de resultaten van Toyota’s lean aanpak zijn verbluffend:

• Toyota is al 55 jaar een non-stop winstgevend bedrijf, op 1 jaar na (het jaar van de Grote Recessie).
• Toyota heeft veruit de hoogste merkwaarde van alle automerken ($30 miljard – nummer 2 en 3 rond de $15 miljard en alles daarna onder de $13 miljard).
• Toyota heeft al jaren de hoogste omzet en grootste aantal sales van alle autoproducenten ter wereld.

Maar wat doen ze daar dan zo anders, bij Toyota? En wat heb je daar aan, als jouw organisatie geen autofabriek is? Wat waren de conclusies van deze 3 (en andere) onderzoekers, en wat kunnen we daar vandaag de dag mee – bijna 70 jaar na de eerste implementatie van die lean methode, in deze tijden van technologie en efficiëntie?

Al die vragen worden beantwoord, in dit e-book. Maar; first things first, zoals gezegd. Dus allereerst het antwoord op de eerste vraag: wat ís lean procesoptimalisatie, zoals Toyota het bedoelde?

Wat is lean procesoptimalisatie?

Lean procesoptimalisatie is:

“Een cultuur van teamwork, dat zich inzet voor minimale verspilling, wat leidt tot constante procesverbetering en maximale waarde voor de klant.”Of, samengevat in 1 succesformule:

Teamwork + Minimale Verspilling = Procesverbetering = Maximale Waarde

In de basis zie je hier teamwork en minimale verspilling (in 8 vormen, waarover zometeen meer) – in de kern zit procesverbetering – en aan het eind van de lopende band komt er maximale waarde uitrollen. Maximale waarde voor de klant, voor je medewerkers en voor je organisatie als geheel.

Minimale verspilling en maximale waarde is namelijk optimale winst. Winst in euro’s, maar ook winst in uren. Dat efficiënte werken waar we zo dol op zijn, dus. Maar om daar te komen, moet je eerst iets beter kijken naar de inhoud van deze definitie. – Wat bedoelen ze precies met “teamwork”, met “verspilling”, “procesverbetering” en “maximale waarde”?

De antwoorden:

Teamwork

Het team is de drijfveer van elke organisatie. Toyota erkent dat tot in de kern van z’n succesformule. Het team is de drijfveer, de spil, de basis én het brein achter alles dat beter kan. Ze investeren dan ook grootscheeps in het motiveren en coachen van hun mensen om lean te werken. Wat in hun geval betekent: meedenken met procesverbetering.

Niet voor niets genereert Toyota jaarlijks (letterlijk) 1 miljoen ideeën vanuit hun eigen mensen, op alle niveaus binnen de organisatie, voor procesverbetering. Zij komen met de suggesties voor wat er beter en slimmer, efficiënter, kan binnen hun workflow. Nog bijzonderder: 90% van de ideeën wordt daadwerkelijk geïmplementeerd.

Teamwork, in de meest letterlijke zin van het woord.

Verspilling

Verspilling minimaliseren is binnen de definitie van lean werken “alles elimineren dat geen waarde toevoegt”. Al het overbodige afschaven, dus. Zodat er een kern van een workflow overblijft, die maximaal efficiënt is.

En die verspilling, die komt volgens de methode in 8 verschillende vormen:

1. Verspilling door wachten

Op informatie bijvoorbeeld, wanneer je al een week wacht op het akkoord van je manager, of de reactie van een klant.

2. Verspilling door overproductie

Maak niet meer van je product (of dienst!) dan je klant nodig heeft. (Zie: MVP)

3. Verspilling door rework

Waarbij je een proces of actie telkens moet herhalen.

4. Verspilling door beweging

Letterlijk, zorg dat je niet telkens bij een collega moet lopen leuren om informatie of input.

5. Verspilling door verwerken

Handmatig informatie verwerken is tijdverspilling.

6. Verspilling door voorraad

Geen uitpuilende magazijnen of archiefkasten. Hou de fysieke materie die je nodig hebt om je werk te doen voldoende, niet overmatig

7. Verspilling van talent

Mensen doen iets waar ze niet het best tot uiting komen.

8. Verspilling van transport

Je product per mail naar je klant sturen kan tijdverspilling zijn.

Misschien herken je al verspillende acties binnen jouw workflow of teamaanpak? Heel goed, maar hou ze nog even vast! De praktische vertaling naar jouw situatie volgt straks.

Procesverbetering

Het resultaat van die verspilling in je werkproces wegschaven, is procesverbetering. Dit is de kern van lean werken – en dus slimmer werken.

Elke organisatie, afdeling, team en zelfs elke individuele werknemer werkt met processen. En die zijn vaak nogal omslachtig. We zijn erin gerold, en “doen het nu eenmaal zo”. Maar als je eens kritisch naar je eigen werkprocessen kijkt, en alle overbodige handelingen die daarbij gedaan worden, valt er ongetwijfeld veel winst te behalen. (Wat we straks gaan doen.)

Die winst, is waar Toyota groot – de grootste! – mee is geworden. En waar ook jij dus je “maximale waarde” mee kunt behalen

Maximale waarde

Dit is wat bij Toyota van de band rolt. Een maximale waarde van je product of dienst voor de klant – op de eerste plaats – maar zeker ook maximale waarde (in winst) voor de organisatie, door maximaal efficiënte processen.

Je hebt het meeste uit je werkproces gehaald, door al het overbodige te elimineren, en zo slimmer te werken voor optimaal resultaat. Dat is de lean succesformule van Toyota: méér waarde, door mínder verspilling. Méér, met mínder.

Lean werken is dus processen verbeteren door verspilling te minimaliseren, via teamwork.

Dat kunnen we best kopiëren van Toyota, toch? Niet dus. 98% van de organisaties faalt in het implementeren van de succesformule, blijkt. Wat er misgaat? Lees verder! dstuk 2

Waarom 98 procent faalt in het toepassen van Toyota's succesformule.

De formule was Teamwork + Minimale Verspilling = Procesverbetering = Maximale Waarde.

De kern is hier procesverbetering, maar de meeste mensen interpreteren slimmer werken door lean werken als niets meer dan het invoeren van een aantal tools en technieken – en dat ze daarmee dan mooi klaar zijn.

Zo werkt het niet.

De lean werken filosofie gaat namelijk verder dan een paar tools en technieken. Dus faalt 98% van de organisaties die op deze manier slimmer willen werken door Toyota’s formule te kopiëren, concludeerde Mike Rother. Hij bestudeerde Toyota jarenlang van dichtbij, om te achterhalen wat zij wel doen, wat wij westerlingen niet meenemen in onze interpretatie van de oosterse proces-aanpak.

Rother's onderzoeks-conclusie

“Als we goed naar de lean methode kijken, is het niet alleen een set technieken om verspilling te elimineren, maar een proces om beoogde resultaten telkens opnieuw en opnieuw te behalen"

Oftewel: bedrijven zien dat de lean methode goed werkt voor Toyota, dus doen hen precies na. Ze trekken alle Japanse tools uit de kast; van “de 5 S-en” tot het inmiddels algemeen geaccepteerde “kanban bord” en de vernuftige “value stream mapping”.

Verder kun je:

• Dikke, droge pillen over processen lezen.
• Hippe procesmanagement methodes implementeren in je bedrijf, als:
• “Kaizen”
• “Six Sigma”
• “Agile”
• “Theory of Constraints”
• “QRM”, “TPM” of “RCM” (en vast nog een hoop “M’s”)
• Of er complexe, maar leuk gestileerde modellen over tekenen

Niks mis met deze begrippen en middelen op zich, maar ze betekenen pas iets voor je organisatie als ze een geheel vormen. Als ze een (optimaliserend) proces vormen.

Om slimmer werken door lean werken te implementeren in onze westerseorganisaties, moeten we dus verder kijken dan de oosterse tools die eromheen bedacht zijn. Kijken naar het idee erachter: dat van (continue) procesverbetering.

“Kata” genaamd.

Procesverbetering door kata

Die doorlopende procesverbetering, is volgens Rother als volgt te definiëren:

“Het is het systematisch, herhaaldelijk werken zonder obstakels, stap voor stap, dat processen daadwerkelijk verbeterd"

Werken zonder obstakels, is het idee achter lean procesoptimalisatie. Met als resultaat een optimaal efficiënte routine in je werkproces, die als een tweede natuur voelt. “Kata” noemen Japanners dat. Iets dat je zo eigen hebt gemaakt, dat het telkens efficiënter gaat. Of in Rother’s woorden:

“We hebben een routine nodig. Niet alleen om het werk te doen, maar om het werk continu beter te doen"

En dat werkt zo

Hoe je dat aanpakt? Een routine van werken zonder obstakels? Volgens Rother door middel van:

“Een gestandaardiseerde, bewuste aanpak die de essentie van een situatie omvat en vakkundig reageert door iteratief [herhalend, red.] te werken"

Als je dat even ontleedt in stappen, werkt dat als volgt:

• Bepaal “de essentie van een situatie” (de kern van een werkproces)
• Standaardiseer de aanpak
• Werk herhaaldelijk volgens deze aanpak
• Blijf zo continu efficiënter en beter werken

...Tot je “kata” hebt bereikt: je nieuwe gestandaardiseerde werkproces-routine als tweede natuur! Efficiënter wordt het niet. – Maar hoe kom je daar? Bij een gestandaardiseerde aanpak die je kunt herhalen voor een beter werkproces?

Dit is waar de technologie komt kijken.

Slimmer werken door procesverbetering, doe je met een app.

Ja ja, we komen langzaam dichter bij die €15.000 verdienen in 3 maanden. Niet alleen Toyota’s lean methode voor slimmer werken gaat je daarbij helpen; de technologie draagt het tweede steentje bij. Software. Een app. Gericht op jouw werkproces, zodat je dat kunt optimaliseren, om slimmer te werken.

Welke app? Je eigen app.

– Wacht even voordat je denkt dat hier het verkooppraatje begint. Dit e-book is tenslotte gepubliceerd door Ketjapp: een club business app ontwikkelaars. Logisch dat we je dan vertellen dat jouw organisatie een eigen app moet hebben. Is ook zo, maar lees vooral even verder waarom we er van overtuigd zijn dat je er een nodig hebt om écht slimmer te werken volgens het lean principe.

Of je nu voor standaard software gaat, of een app bij ons of een andere partij laat ontwikkelen; ontdek in elk geval even waarom software – samen met procesverbetering – het antwoord is op hoe je slimmer werkt...

Waarom een procesverbeteringsapp?

We hebben het gehad over lean werken, waarvan procesverbetering de kern is. En nu komt de technologie dus om de hoek kijken, die die procesverbetering voor jou in gang gaat zetten. Die de essentie van je werkproces standaardiseert, in een paar klikken.

Dat is namelijk hoe een procesverbeteringsapp idealiter werkt: in een paar klikken. Je gaat je werkproces terugbrengen naar de kern, bepalen uit welke essentiële stappen die bestaat, alle daaromheen hangende verspilling weglaten en precies die kern-stappen in software gieten. Zodat jij of je team terugkerende – vaak communicatieve of administratieve – taken met gemak en efficiëntie kunt uitvoeren.

Een beetje zoals de apps die je al kent voor je doen.

• Contact met je vrienden, heb je via WhatsApp en Facebook – in een paar klikken.
• Reisplannen, maak je met de NS app of Google Maps – in een paar klikken.
• Je rekening checken of beheren doe je met je bankieren app – in een paar klikken.
• Je boodschappenlijstje, vul je aan met je supermarkt app – in een paar klikken.

Al die bedrijven (NS, je bank, je supermarkt) en app ontwikkelaars hebben nagedacht over hoe ze dagelijkse processen van particulieren of klanten konden verbeteren, met een app. Waarom denken we als bedrijven dan niet na over werkprocessen verbeteren – door medewerkers (en daarmee vaak klanten) in een paar klikken te helpen, met een app?

Exact.

Bedenk maar eens wat zo’n zakelijk ingezette proces-app voor jouw team of eigen werkproces zou kunnen doen. In een paar klikken de uitgaven van je business trip uploaden, direct onder de juiste labels gefiled. Of met 1 klik de verlof- of budgetaanvraag van je teamlid accorderen.

Heel erg Toyota, maar dan met de middelen die we nu tot onze beschikking hebben – 50 jaar na de implementatie van hun lean procesoptimalisatie aanpak: software!

Dat heeft zo z'n (6) voordelen

Zo’n app maakt die standaard-werktaken niet alleen one click away, maar nog een paar extra voordelen voor je optimale workflow:

1. Veiligheid

Een procesverbeteringsapp op maat maakt processen veiliger. Je kunt bijvoorbeeld zelf inbouwen wie er tot welke delen informatie toegang heeft, met een rechten- en rollen systeem.

2. Samenwerken

Geen documenten meer die van hot naar her worden gestuurd, waardoor je het spoor naar de laatste versie en aanpassingen al gauw kwijt bent. Één plek waar iedereen live in opereert, maakt samenwerken naadloos.

3. Toegankelijkheid

Een app is installeerbaar op elk mobiel device, dus voor elke werknemer toegankelijk, zonder dat hij moet slepen met extra apparaten.

4. Hanteerbaar

Geen software die gepaard gaat met een instructie workshop of complete training. Wordt een app goed gemaakt, dan is het gebruikers (UX) design zo gemaakt dat iedereen er direct mee aan de slag kan: het is intuïtief – alles zit waar je het zou verwachten – ingericht.

5. Combineerbaar

Je hebt vast al meer digitalisering doorgemaakt binnen je organisatie. Een eigen app is altijd zo te maken dat hij met jullie standaard software samen- werkt, zoals een koppeling met Outlook jullie CRM systeem, database of een API. Handig.

6. (Big) data

Technologie is beter in (big) data verzamelen, onthouden, analyseren en doorberekenen dan jouw hoofd. Ook beter dan je Excel-bestanden trouwens, waarin gegarandeerd een fout zit.

Wat betekent dat je op verschillende vlakken slimmer werkt, doordat:

• je gestandaardiseerde werkproces altijd en overal in 1 klik toegankelijk is
• je naadloos samenwerkt binnen een proces
• je direct en simpel aan de slag kunt met je nieuwe routine
• je gemakkelijk werkt met verschillende gekoppelde software-systemen
• je minder fouten maakt in gegevensverwerking
• je klanten een beter plaatje kunt tonen – visueel – in een app
• je klanten een beter plaatje kunt tonen – inhoudelijk – op basis van data
• je betere en meer gefundeerde beslissingen kunt maken, op basis van data
• je meer inzicht krijgt in je werkproces en resultaten, op basis van data
• je informatie snel kunt verwerken, accorderen, plannen en organiseren

– om maar een paar praktijkvoorbeelden te noemen.

Wat dat allemaal bij elkaar opgeteld oplevert, is een geoptimaliseerd proces, zonder verspilling, met maximale waarde. Zoals Toyota het graag ziet, geïmplementeerd in jouw organisatie.

“Maar...” – denk je nu misschien:

‘’Kan dat niet met standaard procesoptimalisatie software?’’

Een terechte vraag, op dit punt. Je hebt begrepen dat slimmer werken betekent dat je je werkprocessen moet optimaliseren; de kern van de lean filosofie. En je weet nu dat dat het best werkt met software, omdat die veilig, prettig, foutloos en naadloos werkt. En die software bestaat natuurlijk al.

Er bestaat standaard software om bepaalde standaard processen te optimaliseren. Zoals een dashboard voor je verkoop- of marketing-statistieken. Maar die software is meestal vrij rechttoe, rechtaan. Data gaat erin, inzichtelijkheid komt eruit. – Handig, absoluut. En zeker iets om mee te beginnen, als je wil proeven aan procesoptimalisatie.

Maar feit blijft: de meeste werkprocessen zijn niet standaard, en dus ook niet in standaard software te gieten. Bovendien mis je dan een paar fijne voordeeltjes:

• Standaard software is vaak niet te koppelen met bestaande interne software programma’s – dus mis je dat voordeel.
• Standaard software is niet schaalbaar of uitbreidbaar. Past je proces of organisatie zich aan, dan beweegt de software zelden mee.
• Deze software is vaak praktisch en niet erg gebruikersvriendelijk ontworpen, dus verlies je je tijd alsnog aan uitvogelen waar alle knoppen zitten en hoe je jouw werkproces in dit programma past.
• Vaak betaal je een standaard prijs voor standaard software, waarin standaard een aantal features in zitten. Je gebruikt ze meestal niet allemaal, dus betaal je voor zaken die je niet nodig hebt. Verspilling!
• Deze software is niet altijd up to date, met de algemene ontwikkelingen, en al zeker niet met de ontwikkelingen binnen de organisatie.

Een proces-app op maat biedt je die voordelen wel: integreerbaarheid, toegankelijkheid, schaalbaarheid, gebruiksvriendelijkheid en in een paar klikken, zonder overbodige functionaliteiten, krijgen wat je nodig hebt – of doen wat je moet doen.

En zo’n geoptimaliseerd proces – in een paar klikken doen wat je moet doen, als het op telkens terugkerende taken aankomt – betekent slimmer werken. En slimmer werken, betekent tijd besparen. En tijd is...

Juist! 

Hoe digitale procesoptimalisatie tijd- en geldwinst oplevert

Slimmer werken om tijd te winnen, en maximaal resultaat te leveren. Dat mes snijdt dus aan 2 kanten, wisten de Japanners van Toyota meer dan 50 jaar geleden al: je wint geld door tijd- winst (minder kosten in personeel en productie) en je wint geld doordat je bedrijf floreert door maximaal resultaat.

Zij behaalden het, weet je nog? Ze zijn non-stop winstgevend, hebben de hoogste merkwaarde en behalen al jaren de hoogste omzet en aantal sales. Ze werden de winstgevende wereld- leiders op het gebied van kwalitatieve auto productie en verkoop, door slimmer werken.

Ook leider worden – of op z’n minst vooruitgang boeken – binnen jouw branche en geld verdienen, doe je dus op dezelfde manier. Maar dan anno nu, met wat hulp van de heden- daagse technologie.

Zover ben je. Maar hoe doe je dat? – Door te versimpelen.

Versimpelen?

Klopt, we hebben het de hele tijd over slimmer en efficiënter werken gehad. Iets dat klinkt alsof je allerlei capriolen moet uithalen voor beter resultaat; grootse en meeslepende veranderingen. Maar wees gerust: je bedrijfsstructuur, bedrijfs-cultuur en je personeelsbezetting blijven zo intact als je wil. We gaan niets groots op grootse wijze veranderen in je organisatie.

Wat je wil is juist op klein niveau één proces versimpelen.

Klinkt te klein om impact te hebben? Onterecht. Het bedrijf dat we zometeen aandragen als voorbeeld verdient er nog steeds duizenden euro’s per maand mee. Kun je nagaan hoeveel (tijd en geld) winst er voor je in zit, als je meerdere processen op klein niveau versimpelt.

Hoe versimpeling je mensen ondersteunt

Even terug naar hoe je dat doet

Wat je wil is processen op ‘werkvloer niveau’ versimpelen; de plek waar het werkelijke werk verricht wordt. Op de afdelingen, binnen de teams of misschien zelfs op het niveau van de individuele medewerker – elk met hun eigen specifieke werkzaamheden en werkprocessen:

• De mensen die de deur uitgaan om veiligheidschecks uit te voeren
• De mensen die dagelijks Excel sheets invullen over sales statistieken
• De mensen die klantcontact hebben en je product of dienst moeten verkopen
• De mensen die patiënten behandelen en daar verslag van doen
• De mensen die voorraden bijhouden en aangeven wanneer er tekorten dreigen
• De mensen die orderpicken in je magazijnen
• De mensen die [vul hier een werkproces op jouw werkvloer niveau in]

De mensen die het werk ‘hands on’ verrichten, dus. Daar liggen je kansen op tijd- en geldwinst, en op maximale resultaten. Nog steeds: precies wat Toyota al ruim 50 jaar weet. Ze richten zich tot ál hun mensen op de werkvloer, voor optimalisatie door versimpeling van werk- processen.

Versimpel hun complexe processen, en je hebt namelijk de sleutel tot die maximale waarde en winst te pakken. Met procesoptimalisatie software, als praktisch middel om daar te komen.

Met software als tool

Die software is namelijk iets anders dan een robot die je mensenwerk heel strategisch in een technologisch jasje stopt en overneemt. Een app is slechts een uiting van het strategische denkwerk dat eraan vooraf is gegaan, en een tool om tot het resultaat te komen dat vervolgens van de band rolt: winst.

''Een app is slechts een uiting van het strategische denkwerk vooraf, en een tool om tot het resultaat te komen: winst.''

Je gaat namelijk eerst zelf je processen terugbrengen naar hun essentie (waarover meer in het volgende hoofdstuk). Dit is waar je de winst werkelijk mogelijk gaat maken, door hem te ontdekken en onthullen. Die essentiële stappen van het werkproces in een app gieten – de software ontwerpen en ontwikkelen – is slechts het tweede praktische deel, dat je gerust aan app ontwikkelaars mag overlaten. In het derde deel, waarin de app gebruikt wordt door je mensen, in je dat resultaat.

De software zit slechts tussen jouw strategisch denkwerk en hun mensenwerk (het resultaat) in, als praktische spil:

Zoals je ziet: de software is geen vervanging van het mensenwerk, maar een ondersteuning. En die ondersteuning, dat is de sleutel tot slimmer werken, prettiger werken, efficiënter werken en met beter resultaat werken. O, en winst boeken dus.

Hoe versimpeling door software winst boekt

Het hele doel van procesoptimalisatie-software is dus ten eerste het ondersteunen van je werkprocessen en de mensen die ze uitvoeren. Ten tweede levert het je winst op. En dat kan alleen in die volgorde.

Wanneer je je mensen en hun werkprocessen ondersteunt met software, maak je namelijk dat alles een stuk simpeler en daarmee soepeler gaat. Ze hoeven terugkerende handelingen niet telkens opnieuw te doen. Ze kunnen zich focussen op het kwalitatieve deel van hun werk. En ze kunnen complexe en foutgevoelige handelingen overlaten aan de technologie – om maar een paar manieren te noemen waarop zulke proces software je mensen ondersteunt.

Met als resultaat:

• minder werkdruk,
• minder fouten,
• meer ruimte voor kwaliteit...
• ...in minder tijd

Enter: maximale waarde en tijdwinst.

Slimmer werken is simpeler werken is sneller werken (én beter werken!) – samengevat. En aangekomen bij sneller werken, zijn we dus aangekomen bij hoe je geld verdient met procesoptimalisatie. Want (surprise, suprise):

“Tijd is geld"

Geen flauw cliché, maar een keihard feit. Werken je mensen minder niet-declarabele uren, dan verdien jij als organisatie geld. Geld dat pure winst is, doordat het niet meer uitgegeven wordt aan de tijdverspilling door herhaaldelijk te werken met onnodige obstakels.

Terug naar de sleutel van Toyota’s aanpak – “kata” (hoofdstuk 2, weet je nog) of “doorlopende procesverbetering” – volgens de definitie van onderzoeker Rother: “Het is het systematisch, herhaaldelijk werken zonder obstakels, stap voor stap, dat processen daadwerkelijk verbeterd.”

Precies dat werken zonder obstakels, doordat je je processen versimpelt en daarmee verbetert, waardoor je dingen in minder tijd gedaan krijgt – dat is waar je winst ligt!

En er is één bedrijf dat het implementeerde, en aantoonde.

Here comes the true story. k 5

Hoe je zélf die winst boekt (net als dit bedrijf) in 3 stappen

Wat Toyota kan, kan jij ook.

Geen loze praat, hoor. Een bedrijf dat – letterlijk – dichterbij staat dan een Japanse auto- fabrikant die de procesoptimalisatie ruim 50 jaar geleden implementeerde, bewees het. Een bedrijf gewoon hier uit Nederland. Dat het nog maar pasgeleden deed, mét die digitale procesoptimalisatie. En het werkte. Dit is wat ze deden – en wat jij net zo goed kunt doen – in 3 stappen.

Hoe 1 bedrijf Toyota's kata invoerde, met resultaat

Hoe kata (constante procesverbetering) voor hen werkte?

Een app – uiteraard – versimpelde hun onnodige complexe werk- proces, en leverde zo úren tijdwinst per dag op. Niet-facturabele personeelsuren die zich rechtstreeks terugbetalen door het personeel effectiever, simpeler en sneller te laten werken – met een app. Fijn voor hen – minder gedoe met lange en ingewikkelde werkprocessen – en fijn voor de organisatie – die zo systematisch (veel!) geld verdient met de app.

Het bedrijf is Levanto, voorziener van in- en outdoor signage. Het proces was dat van hun buitendienst. Zij plaatsen de lichtreclame of een full-colour print en delen volgens afspraak het resultaat van de klus met collega’s van de binnendienst, via nogal een omweg: ze maakten een foto, om die vervolgens later te uploaden op hun werk-PC en via WeTransfer te verzenden aan hun collega’s, die het bestand download op de lokale kantoor-PC en op een server plaatst.

Omslachtig, maar voor hen dagelijkse kost. Niemand stelde er vragen bij en iedereen werkte mee. “Zo deden ze het nu eenmaal”. Terwijl dit precies het punt is waar wél kritisch naar gekeken mag worden: het punt waar het verschil tussen tijdslurpende processen en tijdwinst gemaakt kan worden. Met de nadruk op -winst, voor iedereen.

Toen bedrijfsleider en eigenaar Luuk het probleem van dit complexe proces voorlegde aan Igor, projectmanager bij Ketjapp (app ontwikkelaars, zijn wij), bleek dit het perfecte geval voor een procesoptimalisatie-app.

Met resultaat.

Hoe hun app €15.000 opleverde

De app die Ketjapp met Levanto ontwikkelde bleek enorm krachtig in zijn eenvoud. Het complexe proces van de buitendienst die haar klusresultaten in niet minder dan 5 uitvoerige stappen deelde met de binnendienst, werd met hun app een kwestie van klik-klik-klaar.

Letterlijk. 3 klikken in de app kost het de buitendienst nu om hun resultaat op de juiste plek op de server van de binnendienst te krijgen: nummer werkbon scannen, werkbon uploaden, foto’s uploaden – en klaar.

Met zo’n 30 tot 50 klussen per dag bleek dat al gauw rond de 2 uur per dag aan tijd op te leveren. Én 2 uur aan onnodig herhalende werkzaamheden voor zowel team buitendienst als binnendienst! Winst voor iedereen, zoals beloofd

“Door de app hebben wij een tijdsbesparing op de planningsafdeling van 21%. Hierdoor stijgt de efficiency en is het werken een stukje leuker geworden.”

- Luuk de Kunder

Eigenaar Levanto

De investering die Levanto deed in het bouwen van de app – €15.000 in dit geval – verdienden zij zo binnen een paar maanden terug aan bespaarde tijd. Sinds de app live is, zijn er al aardig wat maanden voorbij, en blijft die teller dus maar doorlopen.

En dít beste mensen, is dus hoe (serieus) geld verdienen met apps wél (simpel en praktisch) werkt, met (die toch best aardige) resultaatgarantie. Niet met een vernuftig Silicon Valley mannetje in een garage, maar met je eigen organisatie.

Hoe jij hetzelfde doet - in 3 stappen

De procesoptimalisatie in jouw organisatie vinden, hoeft geen hels karwei te zijn. Fijn, want je planning zit vast al vol genoeg met andere werkzaamheden en projecten. Herkenbaar, daarom gaan we het niet lastiger maken dan het is. Ja, ook dit proces – het proces van procesoptimalisatie – gaan we optimaliseren.

In 3 stappen ben je er. Overzichtelijk, reëel en zonder enige verspilling van je tijd – geheel volgens de definitie van Toyota’s lean aanpak die procesoptimalisatie heet:

1. Identificeer je processen,
2. Localiseer verspillingen,
3. Automatiseer, optimaliseer, implementeer.

Om je op weg te helpen en ervoor te zorgen dat je zeker niet langer wacht met procesoptimali- satie in jouw bedrijf, hebben we hier een printbaar stappenplan.

1. Identificeer je processen

Misschien wel de belangrijkste stap, om mee te beginnen, en vooral een stap die je zelf nu ter plekke al kunt ondernemen. Om jouw processen te identificeren is het zaak om ze naderbij te bekijken, te ontleden en zorgvuldig in kaart te brengen.

Niet met uitvoerige sessies en rapporten, maar door een paar simpele vragen te beantwoorden – die jou op hun beurt mogelijke kansen op procesoptimalisatie onthullen.

Beantwoord de volgende vragen. Het kan in je hoofd, maar doe het bij voorkeur op papier– zodat jouw processen voor je neus tot leven komt. En misschien zelfs met méér dan het antwoord in de vorm van één of een paar zinnen: leef je gerust uit met illustraties, onderlinge pijlen en toevoegingen.

• Wat zijn de belangrijkste processen op jouw afdeling, binnen je team of functie?

Bijvoorbeeld: klussen aannemen, (afgeronde) klussen delen met collega’s of klanten, calamiteiten melden, bestelling plaatsen in het magazijn, ....

• Wat is het doel van je proces?

Bijvoorbeeld: optimale service leveren, optimale veiligheid garanderen, zo efficiënt mogelijk werken, zo foutloos mogelijk werken, ...

• Waar start en eindigt het proces? Welke stappen horen daarbij?

Bijvoorbeeld: formulier uitprinten, fax aanzetten, ... tot rapport verzenden.

• Welke mensen en afdelingen zijn betrokken?

Bijvoorbeeld: klant, manager, eigen team, afdeling Financiën, ...

• Welke middelen worden gebruikt?

Bijvoorbeeld: printer, fax, fotocamera, notitieblok, Excel sheets, ...

• Welke informatie beweegt zich door het proces / de stappen heen?

Bijvoorbeeld: de opdrachtbevestiging, de bestelling, de klusbevestiging, de offerte/ berekening, ...

• Hoelang duurt het proces? Hoelang duren (eventueel) losse stappen?

Bijvoorbeeld: de klus klaren duurt een halve dag, de klus delen met de afdeling/klant in totaal een uur.

• Hoeveel werk zit er in correcties, bijsturingen en wachten op een betrokken partij / collega /afdeling?

Bijvoorbeeld: op akkoord offerte wachten duurt 1-3 werkdagen, ...

Alles in kaart? Al wat inzichten gekregen? Vast! Dan ben je klaar voor de volgende, cruciale stap.

2. Localiseer verspilling

Nu je zo helder hebt hoe jouw processen (of die van je afdeling of team) lopen, is het tijd om naar verspillingen te kijken, zoals die gedefinieerd worden in de lean werkwijze van procesoptimalisatie. Waar zitten die ‘overbodigheden’?

• Zitten er ergens opvallend veel tussenpersonen?

Bijvoorbeeld: verlofaanvraag moet van teamlid naar teamleider naar afdelingsmanager naar planningsafdeling en via dezelfde weg terug.

• Zijn het omslachtig veel middelen of een onnodig grote foutmarge?

Bijvoorbeeld: een notitie op een blaadje, dat gefaxt moet worden naar een collega, om door een ander in een Excel ingevoerd te worden, en dan naar een leverancier gemaild te worden? (Waargebeurd verhaal, overigens.)

• Of is het de omslachtige manier om je klanten in een salesgesprek te laten zien welke meerwaarde je hen kunt bieden?

Bijvoorbeeld: uitvoerige excels die door IT-ers moeten worden ingevuld, en vervolgens uitgewerkt in grafieken én mooi gemaakt door de afdeling vormgeving, om pas 2 weken later bij de klant terecht te komen?

Dat zijn precies het soort dingen die sneller, directer, efficiënter – ‘leaner’ – kunnen worden ingericht. Hoe je het snelst die specifieke verspillingen op werkvloer niveau achterhaald, om ze te digitaliseren, automatiseren en optimaliseren? Of: versimpelen, verslimmen en versnellen?

Via de werkvloer.

Je team, je mensen; dat zijn degenen met wie je in gesprek moet gaan. Door ze 1 simpele vraag te stellen:

“Heb je ideeën over hoe jouw werk slimmer uitgevoerd kan worden?”

Onderschat daarbij niemand. De uitvoerders van werkprocessen zijn altijd degenen die het best weten hoe ze werken en wat er beter kan. Welke handelingen ze vaak herhalen. Wat er overbodig is. Waar verspilling heerst.

Toyota vraagt het constant aan hun werknemers – ja, allemaal – en genereert zo circa 1 miljoen ideeën voor procesverbetering door localisering van verspilling per jaar. Geen grap. Ook geen grap: 90% van die procesverbeteringen wordt daadwerkelijk doorgevoerd. Omdat ze praktisch altijd slimmer werk en daarmee beter resultaat en meer winst opleveren.

“Genchi genbutsu” noemen de Japanners dat. Of: “met eigen ogen zien”.

Slim van Toyota. En jij kunt precies even slim zijn. Door te luisteren naar je mensen, je verspilling te localiseren en zo tot slimmere oplossingen te komen – in stap 3.

3. Digitaliseer en optimaliseer

Dit is het punt waar je de technologie inzet als tool om je processen te optimaliseren. Een app. Niet één app, die voor iedereen werkt. Maar een app voor jouw organisatie, jouw team, jouw monteur, jouw klant, jouw salesmedewerker – voor jouw proces(sen). Een digitale oplossing, voor menselijke ‘verspillingen’ – volgens de definitie van procesoptimalisatie.

Die klant kan bijvoorbeeld rechtstreeks aan tafel tijdens het eerste gesprek met je sales- medewerker zien hoe zijn gegevens worden ingevoerd en daar mooie resultaatgrafieken uit komen. En die notitie kan rechtstreeks op de juiste plek terechtkomen, zonder dat er elke-keer-weer die tussenpersoon aan te pas moet komen. Excels zijn sowieso een red flag: digitaliseer en optimaliseer ze altijd, is ons devies.

Of denk aan:

Projecten

Giet het hele project-proces dat jouw bedrijf herhaaldelijk op eenzelfde (soort) manier moet uitvoeren in een lean app, met alle onderdelen van dien. Van acties tot verantwoordelijken, rollen, taken, subtaken, tijdlijnen, mijlpalen en sprints, backlogs en aanverwanten als je agile werkt.

Accorderingen

Van verlofaanvragen tot budgetvoorstellen, facturen, offertes en al het ander spul waar je managers telkens weer opnieuw handmatig akkoord (of geen akkoord) op moeten geven. Zoals deze lean app op maat.

Activiteit en voortgang tracken

Analyseer elk project of persoon zover als jij wil. Track waar je staat, wat er nog te winnen valt en wat er al gefixt is. Ook goed voor analyse van je media en marketing, trouwens.

Formulieren en folders

Zowel interne als externe formulieren en (instructie of collectie) folders die je gebruikt voor je sales of inventaris kunnen met gemak geoptimaliseerd worden. Zoals deze app.

Data driven dashboard

Maak je data overzichtelijk en inzichtelijk, zodat je het niet alleen verzamelt, maar er ook heldere conclusies uit kunt trekken. Maakt je keuzes makkelijker en je werk beter in elk proces, van sales tot marketing.

Cloud based werken

Hapert je intranet steeds? Up- en downloaden omslachtig? Niet overal toegankelijk? Niet veilig genoeg? Toegankelijkheid niet per inlog ingesteld? Dat kan beter, met een lean app. Zoals deze.

Al gezien waar jij aan de slag kan om slimmer te werken en meer winst te boeken, door procesoptimalisatie. Geen tijd te verspillen! Ga ervoor!

Dus ehh... - Wat nu?

O, je bent er toch nog?

Tja, het beste wat je had kunnen doen, heb je al gedaan. Je hebt dit e-book voltooid en kent nu het geheim van Toyota’s succes: procesoptimalisatie. – Het is nu aan jou om te bedenken wat jij daarmee gaat doen. Zet je de stappen naar procesoptimalisatie? Ga je met je team kletsen? Boek je graag die winst?

Laat het ons weten, we denken graag met je mee, laten zien wat er kan, en helpen je zelfs met de uitvoering, ontwikkeling, implementatie én analyse van de resultaten. Zodat je niet louter je processen optimaliseert, maar ze blijft optimaliseren. Voor blijvend resultaat: slimmer werken, maximale waarde en blijvende winsten.

Meer weten over hoe wij werken, en hoe leaner werken door business apps werkt? Houdt onze kanalen in de gaten, of lees direct verder op ons blog.