Hoe wij agile werken - 3 onthullingen

En best practices

Igor Delissen 20 december 2018 Lean
Ze worden nogal eens loos rondgeslingerd: de termen “lean” en “agile werken”. Maar wat betekent het, in de praktijk? Waarom doe je het? En vooral, hoe doe je het? – Het antwoord, gebaseerd op onze eigen agile 3-eenheid: projectaanpak, communicatie en de beste tools. Dit is hoe wij (écht) slimmer leerden werken.

 

Het bestaat al bijna 20 jaar, wist je dat? Agile werken. Het lijkt een hype van de laatste jaren, maar in werkelijkheid is het de projectaanpak die een paar software-ontwikkelaars in 2001 al bedachten om hun werk slimmer en makkelijker te maken.

En hé, goed opgelet, dat zijn wij ook; een paar software-ontwikkelaars. Niet zo heel vreemd dus, dat wij de agile methode 1,5 jaar geleden volledig implementeerden in onze projecten.

We hebben geen paar slimme technieken er tussenuit gepikt, of één digitale agile tool geïnstalleerd. Nee, wij gaan sindsdien all the way. En daardoor werken we ondertussen ook nog eens lean: onze werkprocessen zijn er constant door geoptimaliseerd. Dit is hoe dat voor ons gewerkt heeft, in “retroperspectief”. – Spoiler alert: magnifiek.

(Reminder nodig? Lees hier wat lean werken ook alweer is, en hier hoe agile werken werkt. Kort gezegd: lean werken is proces-geoptimaliseerd werken, agile werken is de methode om dat te doen.)

Waarom agile werken (voor ons) werkt

Beginnen met ‘waarom’ is altijd een goed idee. Ook met agile werken sprongen we niet zomaar in het diepe – omdat de hype er nu eenmaal was – maar bekeken we zorgvuldig waarom agile werken goed voor ons zou kunnen werken.

Om het antwoord te ontdekken, staafden we de aanpak van agile (en daarmee lean) werken aan de uitdagingen die we telkens weer opnieuw tegenkwamen in onze werkprocessen:

  • We werken met veel projecten tegelijkertijd, die elkaar overlappen en door elkaar heen lopen.
  • En elk project heeft z’n eigen aanpak, doorlooptijd en set teamleden.
  • We werken daardoor met een complexe planning...
  • ...die vaak uitliep.
  • Het bleek vooral lastig om grip en overzicht te houden (vragen als “waar staan we” en “wat moeten we nog” bleven terugkeren).

Laat dat net de voordelen van agile werken zijn: grip op de zaak krijgen en in overzicht in de chaos creëren – door structuur, flexibiliteit, focus en daarmee werkproces optimalisering.

Slimmer werken, dus.

Hoe wij agile werken – op 3 vlakken

We kozen daarom definitief voor lean (procesgeoptimaliseerd) werken, door agile werken (de weg daar naartoe). Dit is hoe we dat doen, op 3 vlakken – zonder de hele bedrijfscultuur en structuur op de schop te gooien – en hoe het nu al ruim 1,5 jaar ideaal voor ons werkt.

1. De agile projectaanpak

De verschillende projecten – van verschillende lengtes, met verschillende inhoud, uitgevoerd door verschillende teamsamenstellingen – weten we nu allemaal op één manier overzichtelijk te houden.

Door “sprints”, of “iteraties”.

Dit is één van de belangrijkste onderdelen van agile werken, en werkt het best om dat overzicht in de chaos (en de planning) terug te vinden en te behouden. Bovendien helpt het om focus te behouden.

Elke sprint omvat namelijk de uitvoering van één onderdeel van het gehele project, passend in 2 weken. Je kiest dus waar elke 2 sprint-weken om draaien, wat er in die tijd gedaan wordt, door wie, en wat er daardoor aan het eind van de sprint uit komt rollen.       

DIt maakt dat je gedwongen bent om te kiezen, en om het bij één focuspunt te houden. De volgende sprint pak je het volgende projectonderdeel aan. Je knipt je grote, complexe en onoverzichtelijke project dus op in behapbare delen. Zo werk je in duidelijke tussenstappen naar het einddoel, en blijf je met z’n allen overzicht en focus behouden.

Bovendien hou je op deze manier de flexibiliteit in je planning, omdat je altijd tussen de sprints kunt bijsturen. Je komt als team namelijk niet alleen bij elkaar vóór elke sprint(planning), maar ook ná elke sprint; om te evalueren hoe dat gegaan is, hoe we ervoor staan, wat er goed ging en wat er beter kan.

Constante procesverbetering, heet dat. Erg lean.

De eerder telkens terugkerende vragen “waar staan we” en “wat moeten we nog” hebben we hier dus onder controle, en komen niet meer op willekeurige momenten bovendrijven. – En dat komt niet alleen door de structuur in de agile projectaanpak. Het komt minstens zozeer door de structuur in communicatie. Het tweede onderdeel van agile succes.

2. In de communicatie

Communicatie onderling is minstens zo belangrijk als de projectaanpak, bij agile werken. De één kan niet zonder de ander bestaan. Gelukkig is ook de communicatie gestructureerd in de agile aanpak. Daar bestaan namelijk een paar standaard momenten en insteken voor, die we stuk voor stuk gebruiken. In deze volgorde:

  • De “sprint kick off” – waarbij je aan het begin van elke sprint, elke 2 weken dus, bij elkaar komt voor een communicatiemoment. Je bespreekt met het team wat er gepland staat, en wat daar (nog) voor nodig is in de huidige sprint.
  • De “stand up” – waarbij je elke dag heel kort samen begint met het overzicht. Elk teamlid deelt in een paar zinnen waar hij staat, en waar hij (mogelijk) nog hulp bij nodig heeft.
  • De “demo” – waarbij je aan het eind van elke sprint laat zien wat je samen ontwikkeld hebt. Goed voor het overzicht en besef wat er al gepresteerd is.
  • De “retrospective” – waarbij je als afsluiting van elke sprint en opening van een nieuwe sprint terugkijkt op de afgelopen 2 weken en evalueert wat er goed ging en beter kan in de komende sprint.

Dit zijn dus allemaal voorgecalculeerde momenten om samen, als team, de project-status te bewaken en het overzicht, de focus en efficiëntie te bewaren.

Uiteraard communiceren we tussendoor ook nog, om te vragen hoe iemands weekend was of wanneer iemand koffie haalt ;) – we zijn geen robots.

3. Met deze tools

Om al die sprints en kick offs voor elkaar te krijgen, heb je niet alleen een gestructureerde aanpak en communicatie nodig, maar ook de juiste tools. Om overzichtelijk en soepel te blijven werken, hebben we een aantal fysieke en digitale middelen nodig. Van sticky note tot agile software. Dit zijn ze, voor ons:

  • Scrumboard – dit is ons overzicht der overzichten. We werken met een fysiek ‘bord’ aan de wand, waarop we met sticky notes aangeven welke acties in welke fase van het project zitten: onder ‘backlog’ (ooit doen) ‘to do’ (op korte termijn doen), ‘doing’ (mee bezig) of ‘done’ (afgerond).
  • Asana board – dit is de digitale variant van het fysieke scrumboard, waarin we details per actie kwijt kunnen. Wie welke actie op zich neemt bijvoorbeeld, of om updates of opmerkingen te noteren.
  • Google Drive – dit is het cloud based programma waarin we al onze documenten creëren, van teksten tot spreadsheets. Onze versie van ‘Word’ en ‘Excel’. In Drive werk je alleen nog wat soepeler samen, doordat je met meer mensen tegelijk in 1 document kunt werken en je direct ziet wie wat heeft gedaan. Altijd up to date en inzichtelijk, dus.
  • Streamtime – deze web en app software gebruiken we om de tijd die opgaat aan de projecten te bewaken en managen. Voor inzicht en overzicht, en het (zo nodig) tijdig bijsturen.

Wat daar zo goed aan werkt (en we je aanbevelen)

Wat voor ons de beste agile oplossingen voor onze werkproces-problemen zijn gebleken, zijn vooral het op vaste momenten bij elkaar zitten (of staan) en het opdelen van grote projecten in behapbare delen.

Deze 2 factoren hebben voor ons de meest positieve verandering teweeg gebracht. We zien een project niet meer als een enorm obstakel. En we bespreken niet meer alles door elkaar, of alles tegelijkertijd, op willekeurige momenten. De structuur is er ingekomen.

Een paar zaken die we wel opgemerkt hebben in de afgelopen anderhalf jaar – geen agile werken nadelen, eerder adviezen – delen we net zo graag:

  • Laat de tools niet leidend zijn! Switch (en experimenteer) als er nieuwe kansen ontstaan die nóg beter werken, of als je merkt dat een bepaalde tool niet ideaal werkt voor je team.
  • Blijf je werkprocessen optimaliseren! Evalueer, schaaf, schrap. Lean procesoptimalisatie door agile werken draait om constante verbetering, geen eenmalige implementatie. Blijf kijken wat er goed gaat en wat er beter kan. Maak het eigen.

Vul je je agile werkmethode zo in, dan creëer je niet alleen een aanpak voor slimmer en efficiënter werken. Dat op de eerste plaats, natuurlijk. Maar je creëert er ook een team mee dat openstaat voor transparante communicatie, voor uitdagingen, en dat niet bang is om te reflecteren en schrappen of bijsturen waar nodig. In onze ervaring, tenminste.

Zo wordt je werkproces én je team dus elke dag een beetje beter. Met beter overzicht, meer focus, flexibiliteit, structuur en optimalisering. Precies waar agile werken voor dient.

Wij blijven er dus nog wel wat jaartjes mee werken… Telkens weer op naar de volgende, verbeterde en opnieuw gefocust sprint.