Op zoek naar lean tools? Kies deze (om 6 redenen)

Igor Delissen 15 november 2018 Lean
Je wil lean(er) werken. En daar kun je wel wat lean tools bij gebruiken, om je mensen en processen de juiste kant op te krijgen. Maar wil je daarmee aan de slag, dan moet je wel even weten welke soorten lean tools wél werken – en welke ene soort niet echt. Werkt wel zo makkelijk.

 

Allereerst: lean tools gebruik je – uiteraard – voor lean werken. Maar waar hebben we het precies over, als we het over lean werken hebben? Dat antwoord is concreter dan je denkt. Wat ooit begon in Toyota’s autofabrieken, geldt nu net zo zeer voor jouw bedrijf, als je lean werken wil implementeren.

Dus eerst even:

Wat is lean werken?

Lean werken draait om je mensen. Dat voorop gesteld. Toyota legde het vast in de grondvesten van het lean werken: teamwork (mensen) en minimale verspilling (materie) zijn de pijlers van deze methode.

Wil je maximale waarde behalen met je bedrijf – het doel van lean werken – dan moet je je verspilling minimaliseren en je mensen centraal stellen. Processen verbeteren, op basis van de ideeën van je eigen team, dus. Dát is lean werken.

En dan het antwoord op de daaropvolgende vraag:

Wat zijn lean tools?

Lean tools zijn de hulpmiddelen om lean werken voor elkaar te krijgen in jouw bedrijf – gericht op procesverbetering en teamondersteuning.

Verspilling minimaliseren en je mensen ondersteunen doe je – ga er even voor zitten – digitaal. Lean tools zijn namelijk digitale tools. Software. En nee, niet schrikken; dat betekent niet dat je mensen ‘weg-gedigitaliseerd’ worden of je organisatie intern en extern minder menselijk wordt. Digitale lean tools zijn er alleen om je interne processen en mensen te ondersteunen – waardoor je organisatie juist efficiënter kan werken, met méér ruimte voor menselijkheid!

Het ondersteunt bijvoorbeeld een technisch team in hun werkproces. Wat er voor zorgt dat ze makkelijker, efficiënter en productiever werken. Of een salesmedewerker, in z’n verkoopproces, die daardoor overzichtelijker aan een klant kan tonen wat hij verkoopt. Of een planner, wiens plan-proces enorme tijdwinst kan boeken bij optimalisatie. Resultaat: meer tijd voor andere zaken!

Dat is wat lean tools kunnen doen.

Het antwoord op “wat zijn lean tools” is dus:

“Digitale software hulpmiddelen om bedrijfsprocessen effectiever en efficiënter te maken (procesverbetering) volgens de lean principes; door verspilling te verminderen en het team te ondersteunen, voor maximale waarde.”

En van alle lean tools, kun je 3 varianten onderscheiden. 2 varianten die werken, en de variant waar je beter bij uit de buurt blijft.

1. Lean implementatie tools

Aan de ene kant heb je de digitale tools die rechtstreeks ontsproten zijn uit de lean methode. Ze zijn bedoeld om het lean werken toe te passen in jouw organisatie. Ze helpen je op weg om de lean leer te implementeren en te vertalen naar jouw business. Ze meten bijvoorbeeld hoe je processen in elkaar steken, en laten je zien wat er beter kan. Erg praktisch en toepasbaar voor elke organisatie.

Van dit soort lean implementatie tools bestaan er tientallen; van lean hulpmiddelen als procesmeters en -testers tot lean six sigma tools en tips. De lijst lijkt bijna oneindig.

Om je een idee te geven, dit zijn nog maar de eerste 10 tools uit de “top 25 essential lean tools”:

  • 5S
  • Andon
  • Bottleneck Analysis
  • Continuous Flow
  • Gemba (The Real Place)
  • Heijunka (Level Scheduling)
  • Hoshin Kanri (Policy Deployment)
  • Jidoka (Autonomation)
  • Just-In-Time (JIT)
  • Kaizen (Continuous Improvement)

Hoe mysterieus of complex ze ook mogen klinken: ze werken. Niks mis mee, dus. Verken er gerust een paar.

Eindoordeel: werkt, voor het implementeren van lean werken in jouw bedrijf.

Maar dan is er nóg een variant (en daar nog één van).

2. Standaard lean procesverbetering tools

Even terug naar de lean betekenis van de tools:

“Digitale software hulpmiddelen om bedrijfsprocessen effectiever en efficiënter te maken…”

Procesverbetering! Dat is waar lean werken om draait, en waar lean tools voor (kunnen) dienen. Een meer specifieke soort tool, dus.

Niet expliciet bedoeld om het lean werken te introduceren en implementeren in je bedrijf, maar om de kern van de lean filosofie aan te pakken in jouw bedrijfspraktijk: procesverbetering.

En dan op een standaard manier.

Denk aan: standaard-software voor bedrijfsautomatisering, akkorderings-processen, communicatie, project management en meet-tools zoals data dashboards. Software die één keer gemaakt is, en oneindig veel keren door alle soorten bedrijven gebruikt en hergebruikt kan worden. Iedereen kan het downloaden en er mee aan de slag.  


het Rudder dasboard: een voorbeeld van een standaard procesverbeteringstool

Klinkt best oké toch? – Alleen… Standaard lean procesverbetering tools, dat werkt niet ideaal.

Wat er aan schort? Hint: let hier vooral even op “standaard lean procesverbetering software”. Met de nadruk op “standaard”... – Dát kan zelden: procesverbetering standaardiseren.

Omdat processen zelden standaard zijn.

6x waarom procesverbetering (software) niet standaard kan zijn

Oké, feitelijk kán het natuurlijk wel. Je kán een dashboard als het bovenstaande voor je meest voor de hand liggende marketing data en processen gebruiken bijvoorbeeld. Maar worden processen iéts complexer of afwijkender dan dat, dan kom je niet uit met standaard tools.

Dat is de belangrijkste reden: je werkproces is niet standaard, dus zou het bijzonder toevallig zijn als standaard software daar exact op past, wil je écht optimaal werken.

En zo zijn er nog een paar te noemen:

  1. Past niet – Een standaard tool past nooit precies op jouw specifieke branche of bedrijf, laat staan op een specifiek proces daarbinnen.
  2. Ongebruikte features – Er zitten altijd features tussen waar je voor betaalt, maar die je nooit gebruikt.
  3. Niet schaalbaar – Standaard tools zijn niet schaalbaar, dus moet je wellicht upgraden naar een heel nieuw systeem wanneer je organisatie of proces verandert of groeit.
  4. (Vaak) niet intuïtief – Verschilt per tool design, maar het is vaker niet dan wel aangenaam en gemakkelijk te gebruiken door jou of je collega’s.
  5. Niet integreerbaar – Meestal is er weinig tot geen mogelijkheid om een standaard procesverbeteringstool te laten samenwerken (integreren) met de rest van je bedrijfssoftware. Denk aan agenda en communicatieprogramma’s.
  6. Niet mobiel – In de meeste gevallen is standaard processoftware alleen op het web toegankelijk, en dus niet mobielvriendelijk. Terwijl je juist al je collega’s, op alle locaties, te allen tijde toegang wil bieden.

Eindoordeel: werkt nooit ideaal, omdat processen niet standaard zijn en procesverbetering dus niet te standaardiseren is in standaard software – als je echt serieus bent over lean(er) werken met jouw bedrijf.

3. Lean proces-tool op maat

Lean werken en procesoptimalisatie is zo’n beetje het meest specifieke dat er is – het moet aansluiten op jouw werkprocessen, om effect te hebben – en kan dus nooit (goed) uitgevoerd worden met een standaard procesverbeteringstool. Wat beter werkt, is een lean proces-tool op maat. De derde variant in lean tools.

Zo’n proces-tool op maat is dus erg vergelijkbaar met standaard proces-tools. Het is een “digitaal software hulpmiddel om bedrijfsprocessen effectiever en efficiënter te maken…” – Een digitale lean tool voor procesverbetering en teamondersteuning, dus.

Dat is de overeenkomst.

Het verschil: hij is op maat. En mobiel. Een eigen app, speciaal gemaakt voor slimmer en efficiënter – ‘leaner’ – werken met jouw proces(sen) en team(s).

Wat betekent dat alle nadelen van de standaard proces-tool opgeheven zijn in deze variant: hij past precies op jouw processen, er zitten alleen features die je gebruikt, hij is altijd schaalbaar voor de toekomst, intuïtief ontworpen door UX designers (als hij goed gemaakt is), integreerbaar met elke gewenste interne software, en sowieso mobiel te gebruiken en dus altijd en overal toegankelijk en bij de hand voor je team.

De nadelen van de standaard digitale procesverbeteringstools zijn voordelen geworden in de proces-tool op maat:

6 redenen waarom dit (wel) werkt voor jouw werkproces

  1. Op maat – Je eigen app, toegespitst op je eigen processen, past dus altijd.
  2. Up to date – Je eigen proces-tool wordt altijd gemonitord, geanalyseerd en geoptimaliseerd. Zo blijft-ie up to date en optimaal werken.
  3. Uitbreidbaar – Extra opties en wensen zijn altijd in te bouwen, op elk moment.
  4. Geen gedoe – Geen gedoe om je mensen weer een heel nieuw systeem uit te leggen. Zo’n tool op maat werkt feilloos met de bestaande software samen, en is gemakkelijk in het gebruik, door het slimme design.
  5. Commerciële voorsprong – Je hebt een unieke commerciële voorsprong op concurrenten, doordat jouw bedrijf efficiënter werkt, team-vriendelijker én mogelijk klantvriendelijker werkt (afhankelijk van de inzet van de tool).
  6. Betere beslissingen – Je kunt betere bedrijfsbeslissingen maken, doordat je inzicht krijgt in waar processen haperen of waar kansen voor verbetering liggen. Waarin investeer je, en wat laat je gaan? De data helpt je.

Eindoordeel: een lean procesverbeteringstool op maat werkt ideaal op korte en lange termijn, welk bedrijfsproces je ook wil verbeteren of team je ook wil ondersteunen om lean(er) te werken.

Concreter: een paar voorbeelden

En nu even van een abstract software-verhaal naar concrete tools. Want; hoe ziet zo’n procesverbeterings software op maat er dan uit? En waar gebruik je hem voor? Een paar voorbeelden van veelvoorkomende processen die gemakkelijk geoptimaliseerd kunnen worden met een app op maat, voor leaner en efficiënter werken.

Denk aan:

  • Projecten – Giet het hele project-proces dat jouw bedrijf herhaaldelijk op eenzelfde (soort) manier moet uitvoeren in een lean app, met alle onderdelen van dien. Van acties tot verantwoordelijken, rollen, taken, subtaken, tijdlijnen, mijlpalen en sprints, backlogs en aanverwanten als je agile werkt.
  • Accorderingen – Van verlofaanvragen tot budgetvoorstellen, facturen, offertes en al het ander spul waar je managers telkens weer opnieuw handmatig akkoord (of geen akkoord) op moeten geven. Zoals deze lean app op maat.
  • Activiteit en voortgang tracken – Analyseer elk project of persoon zover als jij wil. Track waar je staat, wat er nog te winnen valt en wat er al gefixt is. Ook goed voor analyse van je media en marketing, trouwens.
  • Formulieren en folders – Zowel interne als externe formulieren en (instructie of collectie) folders die je gebruikt voor je sales of inventaris kunnen met gemak geoptimaliseerd worden. Zoals deze app.
  • Data driven dashboard – Maak je data overzichtelijk en inzichtelijk, zodat je het niet alleen verzamelt, maar er ook heldere conclusies uit kunt trekken. Maakt je keuzes makkelijker en je werk beter in elk proces, van sales tot marketing.
  • Cloud based werken – Hapert je intranet steeds? Up- en downloaden omslachtig? Niet overal toegankelijk? Niet veilig genoeg? Toegankelijkheid niet per inlog ingesteld? Dat kan beter, met een lean app. Zoals deze.

Dit wil ik! Wat nu?

Wat je moet doen voor zo’n lean procesverbeterings tool, op maat voor jouw bedrijfsproces, met bijbehorende voordelen? Deze 3 stappen zetten:

  1. Jouw proces(sen) ontleden.
  2. Jouw verspilling daarin localiseren, om te elimineren.
  3. Een eliminerende procesverbeteringsapp maken.

Klinkt lastig? Een directe manier om verspilling te localiseren en te ontdekken waar jouw processen dus geoptimaliseerd kunnen worden, is je team vragen! De mensen aan de knoppen, die weten het best wat er beter kan. Geheel volgens de lean pijler teamwork: je mensen centraal, (juist) ook in de oplossing volgens Toyota’s leer.

Al een concreet idee over jouw verspilling en kansen voor procesverbetering? Klaar voor stap 3? Contact ons, en we helpen je graag vrijblijvend verder ;)